Cinco características de automatización de inventario imprescindibles con Zoho Inventory
Para cuando leas este artículo, probablemente ya hayas tomado la decisión de invertir en algún software de gestión de inventario para tu negocio. Invertir en software es una decisión crítica, por lo que es importante que pienses detenidamente sobre tus requisitos.
Habrás investigado mucho y habrás consultado algunas buenas fuentes, pero antes de tomar la última decisión, asegúrate de no perder las funciones de automatización que necesitarás.
¿Qué es la automatización de inventarios?
La automatización en los sistemas de inventario te ayuda a realizar un seguimiento de los artículos, monitorear los niveles de inventario y analizar situaciones de manera efectiva. Tratemos de entenderlo con un ejemplo.
Imagina que has recibido un pedido en bloque de uno de tus clientes habituales, por 100 unidades de uno de tus artículos más vendidos. Antes de confirmar el pedido, debes asegurarte de tener suficiente stock para completarlo. Tu hoja de cálculo de inventario muestra que tienes 102 unidades en el estante, pero sabes que tu empresa recibe constantemente pedidos a través de su tienda física, su sitio web y el mercado en línea al que te uniste el año pasado. ¿Qué sucede si confirmas este pedido y luego descubres que otro cliente compró 25 unidades de este artículo en tu tienda hoy? Para estar seguro, deberás consultar con cada una de tus plataformas de ventas que no hayan vendido las existencias que necesitas para cumplir con este pedido.
Con la automatización, tu sistema de inventario puede actualizar tus recuentos de existencias cada vez que se procesa una orden a través de cualquiera de tus plataformas de ventas. No tendrás que llamar a la tienda para verificar qué han vendido hoy, ya que las ventas que hicieron se reflejan en el sistema de inventario tan pronto como los artículos se quitan del estante. Entonces, cuando veas que tienes 102 unidades en stock, puedes confiar en que hay 102 unidades disponibles para vender. No hay peligro de sobreventa, por lo que puedes continuar y confirmar el pedido en bloque sin tener que esperar a tu cliente.
¿Cómo afecta la automatización en la gestión de inventario a su negocio?
Si eres el dueño de un negocio, ya sabrás que los cuatro principales interesados son los socios o inversionistas, los empleados, los clientes y los proveedores. Todas estas partes tienen diferentes intereses en tu organización:
Para cumplir con estos intereses diferentes, las empresas deben manejar muchos factores. Pero el único parámetro común que puede ayudar con los cuatro es la eficiencia en las operaciones, y eso es exactamente lo que la automatización ayuda a lograr.
La automatización ayuda a mantener tus operaciones diarias efectivas mejorando la precisión y la velocidad. Muchas aplicaciones de inventario te permiten configurar reglas simples de flujo de trabajo que desencadenan ciertas acciones sin necesidad de que intervengas. Cuando dejas que la automatización se haga cargo de tus tareas mundanas, tus empleados pueden enfocarse más en las estrategias de crecimiento y tendrás más tiempo para mejorar la calidad del producto. Esto aumentará su rentabilidad, haciendo felices a tus clientes e inversores, respectivamente. Además, te ayudará a proporcionar pagos puntuales, que tus proveedores apreciarán.
Ahora que tenemos una idea de por qué desea usar la automatización, profundicemos y veamos las funciones más importantes en cualquier software de inventario.
Cinco funciones de automatización imprescindibles:
1. Automatización del mercado
La gestión de pedidos es un área crucial de la gestión de inventario. Ésta se refiere al proceso diario de gestión de artículos, manejo de órdenes de compra y venta, facturación, embalaje y envío. En la fase inicial de un negocio, la mayoría de estas operaciones se pueden manejar manualmente. Sin embargo, cuando decides expandir tu negocio en línea, surge la necesidad de la automatización. Con el 65% de los compradores en línea eligiendo mercados sobre otros minoristas, es una decisión inteligente unirse a un mercado online. Sin embargo, un mercado agrega un nuevo nivel de complejidad a tu gestión de inventario junto con ese volumen de orden adicional. Entonces, si planeas llevar tu negocio online, querrás que tu software maneje estas operaciones del mercado de forma automática:
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i) Asignación de SKU: con base en el SKU, cualquier artículo que agregues en tu mercado o tienda en línea debe agregarse automáticamente en tu software de inventario y viceversa.
ii) Obtención de pedidos: todos los pedidos realizados en línea deben extraerse automáticamente, y el estado del stock debe actualizarse en todas tus tiendas en línea y también en tu software de inventario.
iii) Tarifas de envío en tiempo real: al igual que las órdenes, asegúrate de que tu sistema de inventario también actualice las tarifas de envío en tiempo real para que siempre puedas elegir la opción de envío más rentable.
2. Reordenar la notificación
¡Una notificación de reposición es como una alarma contra incendios para tu negocio! Esta característica te salva de una de las mayores amenazas para cualquier empresa: quedarse sin stock. Para decirlo en palabras simples, una notificación de reordenamiento es un sistema de advertencia que se activa cuando el estado del stock para un artículo es peligrosamente bajo, lo que le recuerda que debe volver a llenar el stock. A medida que aumenta el número de artículos y pedidos, resulta difícil realizar un seguimiento del nivel de stock de forma manual, lo que puede generar errores.
Un nivel de reordenación también te ayuda a seguir un enfoque disciplinado de compra de artículos y reabastecimiento de bienes en tus almacenes en el momento correcto. Esto te ahorra el exceso de existencias de productos, que es un problema importante que enfrentan muchas empresas. Un buen sistema de gestión de inventario te permite elegir el nivel de reposición para cada artículo (que puedes volver a visitar y cambiar según sea necesario), automatizar toda la tarea de realizar un seguimiento de tus existencias y recibir notificaciones en el momento exacto en que las necesites.
3. Escaneo de código de barras
Los escáneres de códigos de barras son dispositivos electrónicos que escanean los códigos de barras de los artículos y registran los detalles en el software de inventario. Esto mejora la eficiencia, reduce los errores y ahorra tiempo. Para darte un ejemplo, supón que recibes un pedido en bloque para tres unidades, cada una de veinte artículos diferentes de uno de tus clientes habituales. Después de confirmar el pedido, completar los detalles de cada unidad de cada elemento, requerirás una gran cantidad de trabajo manual y tiempo. Tiene diferentes SKU, números de serie o lote individuales, tarifas y precios de compra, y con cada dato adicional, la posibilidad de cometer un error humano también aumenta. Con un escáner de código de barras, la tarea se vuelve mucho más simple y mucho menos propensa a errores (a menos que te olvides de escanear los elementos). Sin embargo, tener un escáner de código de barras solo será beneficioso si el sistema de inventario que has elegido te permite conectar un escáner de código de barras y es compatible con su funcionamiento. Si tienes un negocio en crecimiento con mucho inventario, no te pierdas esta importante función de automatización.
4. generador de SKU
Cuando se trata de manejar los SKU de los artículos individuales, los escáneres de códigos de barras hacen que el trabajo sea mucho más fácil. Sin embargo, si tu empresa mantiene muchos grupos de artículos similares con atributos distintivos, lo que necesitas es una herramienta para administrar los números de productos, no solo para capturarlos. En tales casos, un generador de SKU puede resolver el problema. Un generador de SKU es una herramienta simple que sugiere una SKU única para un grupo de elementos en función de sus atributos. Estas herramientas generalmente tienen de tres a cuatro campos que solicitan información sobre el elemento, como el nombre del grupo de elementos, los atributos y los códigos aplicables. También te da la libertad de agregar más campos personalizados para que puedas ver los detalles. Puedes jugar con la forma en que quieres presentarlo, por ejemplo, un par de jeans azul marca CCC de 34 pulgadas puede tener un SKU como este:
BL – 34 – CCC
o podría ser CCC – BL – 34 o 34 – BL – CCC.
Cualquiera que sea la opción más consistente con el resto de tus artículos, será la elección ideal. Si deseas sumergirte un poco más, aquí hay un breve artículo sobre cómo crear números de SKU.
En resumen, una herramienta de generador de SKU tiene las siguientes tres amplias ventajas:
i) Establece una lógica para tus SKU, que a su vez reduce la confusión y la repetición.
ii) Se puede adaptar a las crecientes necesidades de tu negocio. Por lo tanto, incluso si agregas más grupos o atributos, generar un SKU para ellos siempre será fácil
iii) Casi no requiere ningún entrenamiento, lo que significa que cualquier miembro del personal de su almacén puede usarlo de manera eficiente de inmediato
5. Informes
Los informes forman la base para la formulación de decisiones y estrategias de cualquier negocio. Necesitas los números correctos para trazar tendencias precisas y tomar una decisión concreta. Sin embargo, las pequeñas empresas a menudo pasan mucho tiempo preparando estos informes y luego haciendo una lluvia de ideas sobre ellos. Si los datos se actualizan manualmente en varias hojas de cálculo después de cada venta, aumentan las posibilidades de perder información importante o de una falta de coincidencia en los datos. En los mercados de hoy en día, que cambian tan rápido, tales retrasos y errores pueden ser fatales para tu negocio.
Un sistema de inventario facilita este proceso al actualizar los datos en todos los módulos relevantes al mismo tiempo. Por lo tanto, no necesitas volver atrás y actualizar el estado del nivel de artículo después de registrar un pedido de cliente. El sistema actualizará el nivel de artículo y rellenará automáticamente sus informes de ventas, informe de detalles de inventario e informe de valoración de inventario. Esto ahorra tiempo y elimina las posibilidades de error. Un sistema de inventario que respalde los informes y genere los 8 informes más esenciales resultará ser una inversión efectiva para tu negocio.
Conclusión
La automatización puede parecer un poco aterradora al principio. Los dueños de negocios pueden sentirse desanimados de intentarlo porque piensan que se necesita demasiada inversión y será demasiado complejo para ellos. Pero no necesitas un sistema ERP completo para automatizar algunas de tus tareas comerciales diarias. Una pequeña inversión en software basado en la nube con las herramientas de automatización adecuadas puede marcar una gran diferencia para tu negocio. Si tu plataforma de inventario maneja acciones del mercado, reordenamiento, códigos de barras, SKU e informes, es un buen comienzo.
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