Evita los errores mas comunes al implementar un ERP

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Evita los errores mas comunes al implementar un ERP
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Cómo evitar los errores más comunes al implementar un ERP

Evitar los errores más comunes al implementar un ERP te va a permitir, entre otras cosas, evitar costos innecesarios. Esto sucede porque los costos de implantación se multiplican exponencialmente al cometerse estos errores. Así que ten en cuenta estas recomendaciones para no sufrir estos errores en tu negocio.

Muchas empresas no ven a tiempo que han elegido mal el ERP y que éste no les sirve. Lamentablemente al percatarse de esto, deben volver a implementar un nuevo ERP con costos altísimos. Estos costos no son solo de dinero sino de tiempo y trastornos organizacionales.

Para evitar los errores más comunes al implementar un ERP es bueno solicitar una asesoría o consultoría especializada en implantaciones de ERP.

Esto es algo que te puede ahorrar muchos dolores de cabeza. Hay una afectación transversal total de todos los procesos de negocio y los recursos humanos.

Esto supone que al haber un error grave se puede producir una paralización en la organización. Los efectos de algo así trae aparejado perjuicios importantes. Por ejemplo, incapacidad de trabajar o realizar las tareas mediante metodologías manuales o antiguas.

Un ejemplo de esto fue lo sucedido con la empresa HP en el año 2004. la empresa tuvo una caída del 5% en sus ingresos por los retrasos sufridos. Esto fue provocado además por sobrecostos y pérdidas de dinero en la implementación del ERP.

Vodafone tuvo también un problema al no haber migrado clientes a la nueva plataforma. Se produjeron errores en los cobros así como suspensiones de servicios a clientes. Al no revelar la realidad que se vivió por parte de Vodafone, la empresa tuvo que afrontar multas al descubrirse el problema. La multa fue de 4,6 millones de libras esterlinas.

Estos son ejemplos de errores y efectos de los mismos pero veamos los errores en concreto en implementaciones de ERP.

No tener claro las funcionalidades que se requieren en la organización. Planificación deficiente y una no implicación de la empresa que contrata el servicio.

Sucede que varias empresas implantan un ERP en el negocio sin contar con una clara estrategia. Es fundamental una previa estrategia y no solamente implantar un ERP por presiones o porque todo el mundo lo hace. Esta planificación es necesaria para poder lograr un conocimiento de los procesos internos del negocio y así lograr un aprovechamiento de todo el potencial del ERP.

Debe existir un equipo que esté concentrado en el proceso con representantes de todos los sectores de la organización. Desarrollar una auditoría interna del proceso de implantación es de relevancia.

Otro de los aspectos a tomar en cuenta tiene que ver con la metodología de implantación que se use. Es importante utilizar la más adecuada para la organización ya que no todas son iguales.

No conocer el potencial de la herramienta que se está implantando es otro de los errores a evitar.

Al no conocer en profundidad todo lo que es posible realizar con el ERP comienzan a surgir inconvenientes con los usuarios. Por este motivo es necesario llevar a cabo capacitaciones con el fin de asegurar un buen resultado en la implantación del ERP.

Otra cosa importante es hacer un control periódico de las funciones del ERP a fin de comprobar que se esté obteniendo el rendimiento máximo del mismo. También hacer pruebas frecuentes para evaluar la adaptación del software a los procesos del negocio es importante.

Veamos ahora el ejemplo de la empresa multinacional Nike cuando tuvo pérdidas multimillonarias. Más de 100 millones de dólares en pérdidas cuando implantaron un ERP en forma errónea. Era una solución de software para la cadena de suministros y al faltar el test previo se precipitó el fallo.

Un error grave es no contar con una empresa proveedora del ERP implicada realmente en el proceso de implantación. Esto puede conllevar varios problemas para tu organización.

Si bien se puede acudir a la justicia ante casos como éstos, nadie quiere tener que perder tiempo y dinero sin tener ninguna garantía de éxito.

Esto sucedió en el año 2005 en California cuaando, el Condado de Marin contrató a Deloitte para la implantación de un sistema SAP. Luego de dos años con errores y 30 millones de dólares de desembolsos más 11 millones en consultoría, el proyecto fracasó. El cliente muy insatisfecho recibió una demanda de 500 mil dólares.

Otro de los errores mas comunes al implementar un ERP es no darle al proyecto la debida prioridad. Se suele ver al ERP como un proyecto de informática sin verlo como un proyecto integral y de carácter estratégico para que la organización logre crecer.

Hay que tener en cuenta que un proyecto de este tipo no tiene sólo que ver con la infraestructura y la tecnología. El activo con mayor valor tiene que ver con el capital humano que va a afectar a diferentes sectores de la organización.

Migración de datos deficiente. Este es otro error que se suele dar. Este proceso de migración no es sencillo ya que se requiere migrar datos entre sistemas que están distribuídos de forma heterogénea. Una planificación y ejecución errónea de esta migración provoca problemas graves a la implantación.

Errores que producen altos costos para las empresas.

Los costos asociados al tiempo de desconexión son muy costosos si no se programan adecuadamente. En Estados Unidos estos períodos de desconexión suelen costar un 3,6% de los ingresos del año. 18 mil dólares por hora le cuesta esto a las pequeñas y medianas empresas también en Estados Unidos. Para las empresas de comercio electrónico de mas alto nivel este costo asciende a nada menos que 7 millones de dólares por hora.

Por otra parte tenemos otro costo asociado que es el causado por aplazamientos. Cuando una empresa decide postergar un proyecto por las complejidades que tiene la migración pierde mucho más de lo que gana por postergar la migración.

También tenemos el tiempo de personal que implica más costos asociados. Esto sucede cuando se programa la migración por fuera del horario normal. Se deben pagar horas extra y los costos aumentan.

Costos por errores de validación: cuando no se valida una migración se provoca una demora en identificar problemas y los lapsos de desconexión hacen que todo sea mas costoso.

La pérdida de datos también produce costos extra. Se suelen perder datos en los procesos de migración por parte de un tercio de las empresas que lo hacen. Esto supone pérdidas importantes para las empresas. Se calcula que la mitad de esta pérdida de datos pasen a convertirse en pérdidas de carácter económico.

Cuando se quiere comenzar el proyecto antes de lo necesario. Esto es cuando no hay un respeto por los plazos requeridos para la implantación. Se hace el intento de comenzar con el proyecto antes de que se encuentre operativo totalmente. Esto puede producir problemas importantes.

Esto le sucedió a una empresa farmacéutica de Francia. La Agencia Nacional de Seguridad de Medicamentos tuvo un paro en la producción cuando hubo un error por poner en marcha antes de lo debido el proyecto. Tuvo un 50% de baja en su negocio en un semestre y le llevó varios meses poder recuperarse.

Es de destacar que más de un 70% de las implantaciones de ERP fracasan por una mala planificación del proyecto. O por una mala evaluación de los requerimientos de la empresa. Cuando el proveedor del ERP dedica el tiempo necesario para conocer realmente el funcionamiento de tu negocio así como comprender las necesidades, hay mas seguridad de éxito.

Así lograrás maximizar el potencial de tu negocio durante varios años. Por este motivo, debes seleccionar muy bien a tu proveedor y evitar los errores mas comunes al implementar un ERP. Contacta con nosotros por más información y los servicios de SAGITAZ de implantación de aplicaciones de ZOHO.

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