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Zoho Projects te ayuda a organizar proyectos complejos y los convierte en unidades manejables para poder planear y ejecutar cada pieza en detalle. Cuando lo unes con las analíticas avanzadas Add-on de Zoho Analytics, ganas una perspectiva 360º.

“Those who plan do better than those who do not plan, even though they rarely stick to their plan.” Winston Churchill

Pues como Project Manager, eres responsable de planificar y ejecutar no solo tu trabajo sino también el de todo tu equipo. Para planificar correctamente, todo lo que necesitas es tener una visión clara de lo que tiene que estar listo. Pero para la ejecución efectiva es importante que sigas la pista de las métricas clave de actuación.

Miremos cómo un Project Manager puede usar Zoho Analytics para dar una nueva dimensión a la ejecución de Zoho Projects.

¡Conoce a Mark!

Mark es un arquitecto de 22 años aficionado al mundo de la moda. Además es el Director de Mark Garments en Nueva York. Su negocio dio un giro complicado cuando abrió su segunda tienda en Nueva Jersey. Ahora que Mark no tiene una sino dos tiendas de las que ocuparse, encontró difícil compaginar la pasión con el trabajo.

Zoho Projects le ayudó a crear tareas e hitos para transformar su proyecto en unidades manejables. Pero Mark quería más; quería extraer información de sus datos y ponerlos en práctica. Es por esto que instaló las analíticas avanzadas de Zoho Analytics para Zoho Projects. Ahora Mark puede desglosar toda la información de Zoho Projects, crear un montón de informes útiles y obtener valiosa información en minutos.

Veamos algunos informes que ayudaron a Mark.

Visión general del estado del proyecto

Esta tabla contiene información detallada sobre el nombre del hito o acontecimiento, el propietario del mismo, la fecha de vencimiento, número y porcentaje de tareas abiertas, las de alta prioridad, cerradas, y más.

Informe de tareas pendientes

El informe de tareas pendientes permite comparar y mantener la pista del progreso de las tareas. Muestra el resto de días planeados restantes versus los días actuales de trabajo en fecha.

En la imagen de arriba, la línea roja muestra el número restante de días planeados mientras que la verde muestra el número actual de días restantes en un proyecto en fecha. Este informe ayudó a Mark a ver el trabajo todavía no realizado y a tomar las medidas necesarias para completar el trabajo y ponerlo como planeado.

Informe de velocidad de proyecto

Mark quería un informe para revisar si las tareas asignadas estaban funcionando según lo planeado. Este informe muestra las tarea totales que deben ser completadas a la fecha, el número total de tareas completas hasta el momento, la duración total estimada de cada una de ellas y el esfuerzo y velocidad dedicado hasta el momento.

La velocidad indica el impulso del proyecto. Los términos siguientes son usados para hacer referencia a la velocidad del proyecto:

  • On Time: si el hito o acontecimiento está completado como lo planeado.
  • Fast: si el hito está completado mucho antes de lo planeado.
  • Slow: si el hito es moderadamente lento pero no se excede del tiempo estimado.
  • Critical: son aquellos que necesitan atención urgente.

Esto permitió a Mark ver la eficiencia de ejecución de su proyecto de un solo vistazo. El informe muestra una vista inmediata de los proyectos que requieren más atención.

Cierre de tareas – Tarde vs a tiempo

Este informe muestra el número de tareas realizada a tiempo versus las tardías. Se representa en una barra cuyo total es el 100% mostrando el porcentaje del estatus de cada una de ellas.

Mark ha ganado mucho más de lo que se muestra en los informes de arriba. Sólo se ha resaltado una parte del total. 

P.D. Sí, nos hemos inventado a Mark. No conocemos a ningún arquitecto de 22 años (aunque sí conocemos a varios amantes del mundo de la moda de 22 años). Aunque esta historia sea ficticia, las capacidades de Zoho Analytics son 100% reales.

¡Anímate a probarlas!

 

Texto original: Shwetha Ashokumar | Traducción y adaptación: SagitaZ.com

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