Presupuestos con Software para gestión de proyectos

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Project Budget. Presupuestos con Software para gestión de proyectos
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Project Budget te ayuda con los presupuestos en la gestión de proyectos

Poder hacer presupuestos con un software de gestión de proyectos es muy importante. Project Budget es una funcionalidad de ZOHO Projects. La gestión del presupuesto es una parte crucial de cualquier proyecto. Un presupuesto puede ayudar a los gerentes a mejorar la gestión de los costos y reducir los excesos de presupuesto. Los gerentes de proyectos pueden ver el costo planificado versus el costo real en tiempo real con el informe del estado del presupuesto.

Se pueden establecer múltiples monedas para diferentes proyectos con el fin de ayudar a las empresas que operan en diferentes países. Al integrarse con herramientas contables como la ZOHO Invoice o ZOHO Books, los gerentes pueden sincronizar los datos de sus proyectos y generar facturas.

Disponibilidad de características: Planes Premium y Enterprise. También disponible para los usuarios de CRM Plus y ZOHO One.

Cómo habilitar el presupuesto

  • Haz clic en la esquina superior derecha de la página.
  • Selecciona Configuración de Org. en Configuración del portal.
  • Selecciona Proyecto y Presupuesto.
  • Navega a Configuración del presupuesto y cambia a Activar el presupuesto del proyecto.
  • Selecciona una frecuencia de actualización automática. El presupuesto será calculado y actualizado en base a este intervalo.

Nota.

  • El presupuesto del proyecto está habilitado por defecto para los perfiles de administrador.
  • Para otros perfiles, puedes habilitarlo en Perfiles y Roles.

Habilitar el umbral de presupuesto y el límite de rebasamiento.

Con esta función puedes recibir una notificación por correo electrónico cuando el coste real supere el umbral especificado o el presupuesto previsto. Cambia los botones de correo electrónico de umbral de presupuesto y de correo electrónico de rebasamiento de presupuesto en la sección Configuración del presupuesto.

Personalizar plantilla de presupuestos.

  • Haz clic en Personalizar correo electrónico para modificar la plantilla de correo electrónico.
  • Haz clic en Guardar.

Cómo configurar un presupuesto para tu proyecto.

  • Navega a Proyectos y luego haga clic en Nuevo Proyecto.
  • Introduce los detalles del proyecto.
  • Selecciona la moneda según tus necesidades en la sección Presupuesto.
  • Selecciona Basado en el monto o Basado en las horas en el campo Presupuesto del proyecto para configurar/crear un presupuesto para tu proyecto. Si no deseas configurar un presupuesto en este momento, puedes seleccionar Ninguno.
  • Ingresa el monto del presupuesto o las horas en base a tu selección previa.
  • Introduzce el límite de umbral. Puedes definir este límite sólo si has activado el correo de umbral de presupuesto en Configuración del presupuesto.
  • Ten en cuenta que recibirás una notificación por correo electrónico cuando el coste real supere este límite.

Selecciona el método de facturación.

Basado en las horas de trabajo del personal. A los usuarios se les asignan diferentes tarifas, y la facturación del proyecto se basa en las tarifas de los usuarios de los miembros que trabajan en el proyecto. Puedes establecer las tarifas de usuario en la página Añadir usuario.

Basado en las horas del proyecto. A los usuarios se les asigna una tarifa estándar, y la facturación del proyecto se basa en las horas registradas para el proyecto en su conjunto.

Costo fijo para el proyecto. Los clientes son facturados en base a un costo fijo y esta opción está disponible sólo para los portales integrados con la ZOHO Invoice. En esta opción, ya que la facturación se hace en base a un costo fijo no se puede rastrear un presupuesto con cantidad variada. Es decir, no se aplica el tipo de presupuesto basado en la cantidad.

Basado en horas de tarea/emisión. En el método de facturación basado en tareas o ediciones, los clientes son facturados en base a las horas de registro en la tarea o edición. Este método de facturación se utiliza cuando tu organización proporciona servicios que son independientes entre sí.

Por lo tanto, cada tarea o asunto requiere un presupuesto diferente basado en su propósito. El costo planificado de una tarea recurrente se multiplicará por el número de incidencias. Esto se añadirá a la lista de tareas, hitos y al costo planificado del proyecto.

Introduce el costo fijo si seleccionas Costo fijo del proyecto.

  • Introduce la tarifa por hora si seleccionas Basado en las horas del proyecto.
  • Ingresa la Tarifa por hora predeterminada si seleccionas Basado en tareas o en el método de facturación por problemas.
  • Haz clic aquí para comprender cómo se calculan los costos planificados y reales en base a las métricas anteriores.

Nota.

La moneda por defecto es la moneda base elegida al habilitar el presupuesto. Se considera para la presupuestación sólo cuando no se elige ninguna moneda durante la creación del proyecto. La vista de lista de proyectos muestra el presupuesto consolidado de las tareas y cuestiones.

Ahora puedes ver el gráfico del presupuesto del proyecto en el tablero. Si no puedes ver los detalles del presupuesto, habilita el Estado del presupuesto. El gráfico ofrece una vista detallada del coste planificado y del coste real de la tarea. La desviación de costos es la diferencia entre el costo planificado y el real. Un presupuesto es excedente cuando el costo planificado es mayor que el costo real, de lo contrario, el presupuesto se sobrepasa.

Método de seguimiento del presupuesto.

El método de seguimiento del presupuesto permite rastrear los costos planificados y reales de los presupuestos de los proyectos que se basan en el monto . Basado en el monto del proyecto o basado en el monto del hito y el método de facturación se establece como costo fijo del proyecto. La facturación se realiza en base a un costo fijo.

  • Navega a Proyectos y luego haz clic en Nuevo Proyecto.
  • Introduce los detalles del proyecto.
  • Desplázate a la sección de presupuesto.

Selecciona Basado en el monto del proyecto o Basado en el monto del hito en el menú desplegable Presupuesto del proyecto.

  • Selecciona Costo fijo del proyecto en la sección Método de facturación.
  • Selecciona un método de seguimiento en el menú desplegable Seguimiento del presupuesto.

Previsión

El costo o las horas previstas dan una imagen previsoria basada en el rendimiento actual de un proyecto. Es el costo estimado a la terminación y se calcula en base al porcentaje de terminación según la fecha, el costo planificado y el costo real.

  • Costo previsto = (((100 – % de terminación) * costo previsto)/100) + costo real.
  • Horas previstas = (((100 – % de realización) * horas previstas)/100) + horas reales.
  • Calcular el presupuesto.
  • Horas planificadas: total de horas de trabajo.
  • Horas reales: total de horas facturables de registro.
  • Costo planificado: horas planificadas * tarifa por hora.
  • Costo real: horas reales * tarifa por hora.
  • Desviación de costos: costo planificado – costo real.
Actualización automática del presupuesto

El presupuesto se actualiza automáticamente en base a la frecuencia de actualización automática especificada en la configuración. Haz clic para calcular el presupuesto del proyecto inmediatamente. Puedes hacerlo tres veces dentro de cada intervalo de auto-actualización.

Nota.

Puedes ver rápidamente el rendimiento de tu proyecto con la ayuda de las etiquetas disponibles en ZOHO Projects.

  • En riesgo: (Real < Presupuesto) && (Previsto (costo/horas) > Presupuesto)
  • Se ha sobrepasado: Real (costo/horas) > Presupuesto
  • Excedente: Previsión (costo/horas) <= Presupuesto
  • Puedes ver estas etiquetas en el tablero o filtrar tus proyectos en base a las etiquetas.
  • Las horas de registro rechazadas y no facturadas no se incluyen al calcular las horas reales y el costo real.
  • Cuando los miembros del equipo registran el tiempo de la tarea, automáticamente se calcula el costo real de las horas facturables aprobadas.
Cómo editar un presupuesto

Una vez que se establece el presupuesto del proyecto, puede ser editado si es necesario.

  • Navega hasta Dashboard.
  • Haz clic y selecciona Editar proyecto.

Lugares para buscar tu presupuesto dentro de ZOHO Projects.

  • La página de la lista de proyectos muestra el presupuesto consolidado de las tareas y cuestiones.
  • La vista de lista de tareas e hitos muestra el cálculo del coste o las horas planificadas y reales para la lista de tareas e hitos de tu proyecto.
  • La vista detallada de la lista de tareas e hitos proporciona el cálculo planificado y real para esa tarea en particular.
  • Mira el gráfico de estado del presupuesto en la página del Tablero de control de tu proyecto.
  • Puedes ver el pronóstico del presupuesto en la página de lista del proyecto. En la página de detalles de la tarea, la lista de tareas y los hitos. En el gráfico de estado del presupuesto y en la sección de resumen del tablero.

Puedes hacer un seguimiento de los costos de tu proyecto con los presupuestos y entregarlos a tiempo mediante la administración de los costos planificados y reales. Esto permite una planificación más precisa de los proyectos futuros, basada en los fondos disponibles y el ancho de banda del equipo.

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