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Dada la naturaleza única de cada empresa, una solución de gestión de proyectos ya definida no puede funcionar para todas ellas. Pero al mismo tiempo, construir una herramienta desde cero exclusivamente para tu negocio puede ser demasiado engorroso. Esta es la razón por la cual en Zoho Projects combinamos ambas: una aplicación extensa con capacidades de personalización integradas. Puedes adaptar partes de la misma para que se adapte a tu negocio. Después de agregar al arsenal de opciones de personalización existentes, campos personalizados, estados y logotipos; ahora se presentan perfiles y roles personalizados para los usuarios.

¿Qué son roles y perfiles?

Al igual que su nombre indica, el rol de un usuario se refiere a la parte que juega dentro de un equipo. Un perfil, por otro lado, es un conjunto de permisos que deciden lo que un usuario puede y no puede hacer. Se puede asignar un perfil o un rol a muchos usuarios, pero a un usuario no se le puede asignar más de un perfil o rol a la vez. Al personalizar los roles y perfiles predeterminados y crear los tuyos, puedes obtener mucha información sobre el tipo de acceso que tiene cada miembro de tu equipo. Esto no solo garantiza la seguridad, sino que también asegura que los miembros del equipo tengan acceso solo a lo que es relevante para su trabajo.

De forma predeterminada, Zoho Projects tiene una lista de perfiles con permisos predefinidos que no se pueden eliminar. Con la excepción del administrador, puedes personalizar todos los demás perfiles y crear otros nuevos también. Incluso puedes decidir qué perfiles de usuario tienen permisos para crear o editar otros perfiles.

Justo lo que se necesita, ni más, ni menos.

Digamos que los empleados de Zylker tienen diferentes perfiles, como Administradores, Gerentes, Expertos Técnicos, Desarrolladores, Testers, Depuradores, Diseñadores y algunos otros. Los administradores y gerentes necesitan un amplio acceso a través de la aplicación y tienen amplios privilegios. Si bien los Desarrolladores y Testers tienen acceso a tareas y preguntas, es suficiente para que los Depuradores accedan solo al módulo de preguntas.

Helen, la Administradora, lo analiza más. Un Tester tiene todos los permisos del módulo Incidencias como agregar, editar, ver y eliminar, mientras que un depurador solo puede ver y editar. Yendo aún más profundo, Helen restringe al Tester para realizar operaciones de edición o eliminación solo en las incidencias que agregan.

Pero, no todos los proyectos de Zylker son iguales. Un Diseñador puede necesitar acceso controlado en uno y acceso extenso en el otro. Entonces, Helen personaliza los permisos de Perfil para cada proyecto.

Además de los perfiles de usuario, Helen también crea nuevos perfiles de Cliente, como socio técnico y proveedor, y controla los datos que pueden ver y editar.

Dependencia en los proyectos

Cuando un proyecto depende de otro para seguir adelante, es fácil que se retrase. Ahora es fácil de administrar con dependencias de tareas en todos los proyectos. Define las relaciones entre tareas de diferentes proyectos y síguelas de cerca.

Numeración de tareas y proyectos

Al igual que las incidencias, ahora tanto los proyectos como las tareas tienen ID únicos agregados. Esto será útil cuando quieras buscar más rápidamente o etiquetar tareas e incidencias en tus estados y comentarios.

Puedes editar y crear tus propios prefijos, y también desactivar la Tarea y los ID de proyecto para tus proyectos.

Continúa y dales un giro a estas características. Nos encantaría saber cómo funcionan estas funciones en cada empresa.

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Texto original:  Pearlyn Anugraha Traducción y adaptación: SagitaZ

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