No te ha pasado alguna vez que ha visto un contacto en tu CRM sin ningún registro de llamadas ni seguimiento, cuando algún otro compañero te había dicho que ya había contactado con el un par de veces? Que es lo que puede haber pasado? Será que nuestro compañero no nos dice toda la verdad? Donde está la confusión?…buscamos bien en nuestro CRM y nos damos cuenta de que el contacto está duplicado!!!
Es muy importante que tengamos los datos actualizados en nuestro CRM, un cambio de dirección, de teléfono o incluso de nombre fiscal de la empresa no debe hacer que nos lleve al caos a nuestra base de datos y dupliquemos sin previas búsquedas y métodos. Quizás la pregunta es … cómo podemos mantener actualizados todos los datos de nuestro CRM?
Te dejamos 5 consejos para que tengas todo bajo control, ahorres tiempo y te evites dolores de cabeza…un CRM sin los datos bien organizados…es un caos!
Reflexiona dos minutos… solicito siempre todos los datos para introducirlos en mi CRM? Hay que tener en cuenta que una base de datos incompleta puede ocasionar confusiones y desorganización en la empresa. Cuando introducimos datos, por inercia y prisas muchas veces pensamos… pongo estos 3 campos que son los que me hacen falta ahora y luego lo acabo de completar. El problema es que el “luego” muchas veces se nos olvida. La mejor opción para que esto no pase, es hacer que los campos necesarios sean campos obligatorios, esto hará que nadie pueda introducir información incompleta y que con ello se creen buenos hábitos de trabajo
Consejo nº 2: Evitar datos duplicados
Partiendo de que la dirección de email es única por usuario, os dejamos un pequeño truco para evitar tener duplicados en el CRM. Al personalizar sus plantillas de toma datos, se puede activar una opción que nos permite detectar si un email ya lo tenemos registrado. Esto hace que si estamos introduciendo un nuevo contacto o lead y la dirección de correo existe, nos avisará de que ya lo tenemos creado en nuestra base de datos. Esto evitará que haya duplicados y facilitará el control para tener un CRM limpio y controlado
Es muy práctico tener el control para no duplicar contactos cuando se hace manualmente, pero que pasa cuando los datos nos entran desde un formulario web o vienen de una importación de datos? Cómo podemos evitar tener duplicados? En estos casos, Zoho CRM, nos facilita el poder «combinarla información» de los datos existentes y dejar un único registro con toda la información fusionada.
Consejo nº 4: Automatiza y planifica tus plantillas
Tener automatizado el proceso de entrada de datos nos facilitará y nos aportará la calidad que posteriormente necesitaremos para trabajar. Podemos dejar predefinidas las plantillas de toma de datos con desplegables que nos faciliten la búsqueda de la información y que nos ayuden a no tener que teclear varias veces lo mismo. Esto nos dará agilidad y nos evitará introducir palabras que signifiquen lo mismo con distintos formatos (ejem, valencia, vcia, valenc…).
Consejo nº 5: Apóyate en los roles de usuario para crear reglas de seguridad
Cuando somos varios usuarios en el CRM y todos estamos introduciendo datos, es difícil tenerlo controlado sino ponemos reglas de seguridad. Qué pasa si un usuario cree que ha visto datos duplicados y directamente los borra? Y si lo hace por error? Para que ésto y otros casos similares no pasen, podemos definir «funciones» basadas en los roles de usuario, que nos permitirán dar accesos únicamente a trabajar con los datos que creamos necesarios.
Todos sabemos lo importante que es tener una buena base de datos actualizada y para ello debemos tener «método de trabajo», no esperes a tener el caos, adelántate.
Estos son los 5 mejores consejos que nos da Zoho CRM para que invirtamos nuestro tiempo en lo que realmente necesitamos… hacer crecer nuestra empresa !
Tienes alguna duda? Necesitas automatizar tus procesos? Quieres empezar a utilizar Zoho CRM y no sabes cómo hacerlo? No dudes en preguntarnos… te animamos a hacerlo 🙂
