Empecemos planteándonos una pregunta: Si tuvieras solo un día para enviar un documento de 50 paginas a tu clientes, ¿enviarías eternas cadenas de email cada uno con su parte o sería mejor empezar a trabajar de forma colaborativa a través de la nube? Con Zoho Docs, todo es más fácil.
La respuesta no es solo obvia, sino que es la mejor opción posible! La revisión online colaborativa es una bendición cuando necesitas tener el trabajo hecho en el menos tiempo posible. Pero como se suele decir: “muchas manos en el plato echan a perder el guiso”; demasiados colaboradores trabajando simultáneamente pueden hacer que tu “guiso” (documento) acabe con un regusto amargo. Aquí tienes algunos consejos antes que te pueden ayudar antes de que pierdas los nervios y te ayudarán a trabajar con tu equipo de forma colaborativa.
1. Diferentes revisores, Diferentes versiones
¡Imagina que pesadilla si cada uno de los revisores trabajaran en diferentes versiones y tú tuvieras que colaborar en todos ellos! Tu tienes que tener un sistema de organización bien definido y definitivo. Tener tus documentos en un servidor te asegura que todo el mundo pueda acceder a la última versión en cualquier momento y elimina el problema de tener a un persona que coordine el feedback de todo el equipo.
2. Cambios de último minuto
Ya has arreglado todos los comentarios y estas listo para pulsar el botón de enviar, cuando un miembro de tu equipo te envía comentarios adicionales. Evita los cambios de última hora y define un claro proceso de revisión; esto implica la habilidad de fijar una fecha de entrega y la habilidad de seguir el progreso individual. ¡Define las expectativas de tu proyecto pronto para evitar sorpresas desagradables!
3. Comentarios inadvertidos
A veces es inevitable que algunos de los últimos comentarios pasen inadvertidos con tanta gente trabajando en el mismo documento. Marcar los comentarios como no leídos te ayudará a seguirles la pista y identificar los nuevos comentarios desde tu última visita.
4. ¡Muchos comentarios sin leer!
Después de un tiempo se puede hacer pesado leer largos hilos de comentarios que ya puede que ya hayan sido asignados. Así que, sería mejor si pudieras resolver los comentarios una vez que estos hayan sido trabajados, haciendo más fácil la identificación de los comentarios no resueltos.
5. Comentarios duplicados
Leer los mismos comentarios de diferentes revisores puede malgastar gran parte de tu tiempo. Sería mejor si todos los revisores pudieran ver los comentarios del resto para evitar feedback repetido. Los revisores pueden contestar a los comentarios anteriores o aclarar cualquier observación, evitando así múltiples entradas sobre el mismo tema.
Si cuidamos estos detalles, trabajar juntos en el mismo documentos desde diferentes localizaciones se convertirá en un proceso productivo y que puede ahorrar mucho tiempo. Zoho Docs Word Processor, con estas intuitivas características de comentarios y revisión asegura que estos obstáculos se eliminen. Te permitirá añadir, editar o eliminar comentarios anteriores en cualquier momento. El “acceso solo a comentarios” te asegura que tus colaboradores solo pueden añadir comentarios y no hacer ningún cambio al contenido directamente. Además con “Notificaciones de comentarios” activada, se te notificará por email cuando algún nuevo comentario sea añadido o cuando alguien responda a tus anteriores comentarios.
Así que, ¿a qué esperas? Empieza ahora mismo en Zoho Docs y olvida las largas cadenas de emails. Date de alta ahora en la versión gratuita! Y si precisas ayuda, contacta con nuestro equipo de soporte zoho en español. Y si estás interesado en contratar nuestros servicios… rellena nuestro formulario y te responderemos a la mayor brevedad.
Texto original: Chinmayee-m
Traducción y adaptación: SagitaZ.com
