¿Quieres ser un exitoso administrador? Pues no te preocupes porque siguiendo estos 5 hábitos con Zoho Docs lo serás sin ningún problema!
1. Invita a tus usuarios y asigna funciones
La asignación de los roles es una de las tareas más importantes. Así que como administrador lo primero que tienes que hacer es invitar a los usuarios a unirse a tu cuenta, iniciando así el proceso de incorporación y ayudando a tu equipo para comenzar a trabajar de inmediato.
Ahora que la tripulación se encuentra a bordo, el administrador pasa a la siguiente etapa de asignación de roles.
Aunque la mayoría de los asociados se les asigna el papel de ‘Usuarios’, lo que les permite crear y colaborar en documentos, a algunos otros puedes asignarlos como ‘Administradores’ para mantener una control sobre las cuentas de usuario y configuraciones de seguridad.
2. Ten todo bajo control
Una vez hayas asignado los roles a los usuarios, debes tener en cuenta la seguridad de tus archivos.
Analiza la comunicación interna y externa de tu organización para asegurarte de que ningún dato se pierda. Esto puedes hacerlo de diferentes maneras:
- Privilegios de acceso
Permite o no el acceso a un usuario para compartir y publicar archivos fuera de la organización. De esta manera tendrás un control absoluto hasta fuera de tu compañía.
- Contraseñas seguras
Define las políticas de seguridad dentro de tu organización y mantén toda la información comercial protegida.
Crea contraseñas segura para garantizar que la información no se pueda ver comprometida fácilmente y que esté a salvo de cualquier amenaza de seguridad.
- Restricciones de IP dinámicas
Mientras que los empleados están trabajando de manera proactiva a partir de múltiples dispositivos en todo el mundo, como administrador tienes la autoridad para mantener una ficha sobre la accesibilidad de los usuarios.
Por ello debes permitir que determinadas direcciones IP puedan acceder a la información desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar con Zoho Docs.
3. Analiza tus informes
Como administrador tienes un control total sobre la información más importante de tu negocio, a la que se accede y la que se comparte por los usuarios de dentro y de fuera de la organización.
4. Encuentra la información
En tales situaciones, el administrador debe localizar a todos los documentos pertinentes para ayudar a que el trabajo del equipo sea más rápido.
Encuentra los archivos usando la herramienta e-discovery. El administrador debe examinar todos los archivos pertenecientes al usuario y descargarlos para su verificación.
5. Reduzca al mínimo la pérdida de datos
Cuando un usuario abandona la organización, lo primero que se hace es eliminar la cuenta, bloquear el acceso a otras cuentas, y seguir adelante con la vida.
Pero eso no es lo que hace un administrador eficaz. El administrador transfiere la propiedad de todos los documentos antes de eliminar la cuenta.
Si sigues estos 5 hábitos en Zoho Docs serás un exitoso administrador y ya no tendrás que preocuparte por la seguridad de tus documentos.
Y si necesitas más información sobre cualquier aplicación zoho, ponte en contacto con nosotros o envíanos tus dudas a nuestro canal de soporte zoho en español: soporte(arroba)sagitaz.com
Texto original: Chinmayee Mishra | Traducción y adaptación: SagitaZ.com
