¿Qué es la Factura Electrónica?

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La factura electrónica es un comprobante fiscal que sirve para comprobar la compra de bienes o servicios. Hay herramientas como Zoho CRM, Zoho Invoice y Zoho Books que nos pueden ayudar a gestionar todo este tema de la facturación electrónica.

El método de emisión o generación es mediante medios electrónicos. Como cualquier comprobante fiscal, la factura electrónica puede estar incorporada en la contabilidad por el emisor para comprobar ingresos y por el receptor para deducir impuestos ante la autoridad.

La factura electrónica sustituye a la factura tradicional en papel: contiene los mismos datos (nombre de la organización, referencia fiscal, dirección fiscal, detalle del producto o servicio vendido…).

En algunos países, la factura digital debe de llevar una firma electrónica para identificar al emisor y así garantizar al receptor la validez del comprobante. Según las diferentes legislaciones, estos comprobantes digitales se tienen que almacenar en medios electrónicos durante el mismo tiempo que los comprobantes en papel.

En el caso de México, la solución de facturación electrónica es obligada por ley. Pero si los comprobantes digitales no son obligatorios en el país, es necesario verificar con su cliente si aceptara la recepción de una factura electrónica.

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La principal diferencia entre la factura de papel y la factura electrónica reside en el proceso de generación del comprobante. El proveedor que emite la factura puede crear la factura desde su sistema de administración, de contabilidad, su ERP o una herramienta especifica.

El acceso a estos sistemas es mediante una computadora o un dispositivo móvil. Existen varios formatos de factura electrónica, los más comunes son PDF, XML y EDI. La transmisión de la factura electrónica del proveedor a su cliente se realiza por medios electrónicos: correo electrónico, USB, carpetas compartidas…

La factura electrónica ya es utilizada por instituciones gubernamentales, empresas privadas, asociaciones en diferentes países. Para poder iniciar con la factura electrónica, se tiene que contar con la aplicación adecuada e involucrar al departamento de administración.

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