¿Qué daño puede hacer invitar a alguien a colaborar en un documento de la compañía? Pregúntaselo al gigante de las inversiones JP Morgan. Cuando una empresa de comercio con base en Nueva York contrato a un experto al otro lado del Atlántico para trabajar en unas pocas hojas de cálculo, no podían imaginar que un error humano ( combinado con fallos en el desarrollo del modelo financiero usando las hojas de cálculo) se acabaría convirtiendo en una pérdida de más de mil millones de dólares.
No todos los errores de colaboración se acaban convirtiendo en un fiasco del nivel del London Whale. Todos somos humanos y no podemos eliminar la posibilidad de cometer errores. Pero no está de más llevar cuidado. Y para que esta tarea te sea más cómoda, Zoho Show acaba de introducir una novedad: A partir de ahora las presentaciones de Zoho Show podrán bloquearse.
No debes temer a la acción de compartir documentos de la empresa con terceros, en muchas ocasiones resulta muy útil ya que ahorras muchísimo tiempo. Si deseas que algunas de las partes de la presentación no sean modificadas, la nueva función de bloqueo te permite denegar el acceso a la edición en una diapositiva o en varias. Esto queire decir que nadie a excepción del propietario del documento (osea tú) podrá alterar el contenido de esa diapositiva. El famoso «se mira pero no se toca» ha llegadoa Zoho Show.
Todo lo que tienes que hacer es click derecho y seleccionar la opción de bloquear diapositiva cuando vayas a compartir tu presentación.
Si cambias de opinión en cualquier momento y quieres permitir que tus colaboradores editen la diapositiva que has bloqueado simplemente selecciona la opción de desbloquear. Este desbloqueo lo puedes hacer incluso después de haberlo compartido.
Pero, un momento ¿qué pasa si he olvidado bloquear una diapositiva? ¿Has perdido para siempre tus perfectas diapositivas y tus inteligentes chistes? No te preocupes. Zoho Show cubre tus espaldas con la su opción de restablecer la última versión guardada automáticamente. Podrás de forma sencilla restaurar una versión anterior que ha sido guardado automáticamente, independientemente de las veces que el documento haya sido editado.
¿No quieres que tu jefe o un cliente vean un pronostico del 20% como uno del 200%? ¿O una gráfica de crecimiento estable como una de caída en picado? ¿O imágenes desordenadas? Estos son errores que pueden acabar en la versión final de una presentación durante un proceso de edición colaborativa. Es lo que pasa si entran muchos a «toquitear», que al final puede que se desmonte. Pero con el bloqueo de siapositivas y la posibilidad de restaurar la última versión estos problemas ya han desaparecido.
Si sigues utilizando Power Point lamento decirte que te estás quedando atrás… el trabajo colaborativo y la posibilidad de operar en la nube son las tendencias que triunfan. Y esto es debido a su eficacia. ¿quieres ser eficaz en tu trabajo? Pásate a Zoho, una completa suite de herramientas en la nube para tu empresa.
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