Los workflows pueden resultar difíciles de entender hasta que empiezas a trabajar con ellos.
Para los reclutadores, hacer malabarismos en el trabajo es algo natural: el arduo trabajo de las entrevistas a candidatos, la lista interminable de llamadas y seguimientos, reuniones de clientes y fechas límite, se ve contrarrestado con: los retrasos en despachar, la retención de empleados, la supervivencia de la competencia, entre otras cosas.
Esta es la razón por la cual los workflows, que son cuidadosamente seleccionados dentro del sistema de seguimiento de solicitantes (ATS), siempre están al tanto de tu trabajo. Los workflows te ayudan a simplificar y automatizar todas tus tareas, para que puedas dedicar tu tiempo a las cosas que realmente requieren tu atención. Esto, a su vez, aumenta la productividad y la colaboración dentro del equipo, y te ayuda a mantenerte enfocado en la estrategia.
Cómo crear workflows que funcionen
Involucrar a todos los interesados.
Aquí hay algo que hay que tener en cuenta: desarrollar workflows no es sencillo. Los reclutadores deben tener en cuenta las necesidades de todos los interesados, incluidos los clientes, los candidatos y los equipos; considerar la gran idea de emparejar a los candidatos adecuados con los empleos adecuados, sin descuidar otros detalles minuciosos que están involucrados en el proceso de la entrevista. Está bien crear múltiples workflows entre dos partes interesadas, pero hay que tener cuidado de no repetir el mismo ciclo en ninguna parte.
Crea workflows de la misma manera que construyes estrategias.
Anota el objetivo que quieres lograr. Por ejemplo, involucrar a un candidato a lo largo de su proceso de entrevista, o mantener a los clientes actualizados sobre el progreso de un candidato. Una vez que se establezca tu objetivo, enumera los pasos que son obligatorios para lograrlo.
Fíjate en este ejemplo: Estamos creando una cadena de correos electrónicos para enviar al candidato, que se activan cuando completan una determinada evaluación o fase. Para que este flujo de trabajo funcione de principio a fin:
1. Crea plantillas de correo electrónico con contenido personalizado para cada etapa y específicas para cada vacante de trabajo. Haz una lista de la próxima fecha, hora y lugar de la entrevista, elabora cualquier trabajo de documentación que se deba procesar, proporciona información sobre lo que se espera que preparen para su próxima fase y ofrece el formulario de comentarios.
2. Especifica los criterios de cuándo debe activarse cada uno de estos correos electrónicos. Especifica también si quieres enviar un mensaje de texto al candidato y agrega esta condición.
3. Haz siempre una prueba antes de enviarlo.
La comunicación es la clave
La mayoría de las veces, las malas comunicaciones pueden crear problemas importantes. Por ello es tan importante tener un canal de comunicación adecuado dentro del equipo, muchas compañías no son tan proactivas como podrían serlo por no tenerlo. La Harvard Business Review afirma en un artículo:
«La comunicación es crítica y se filtra a todas las demás prácticas laborales. La comunicación ascendente es tan importante como la descendente «.
Diseña workflows dentro del proceso de contratación de tu equipo para funcionar como una carrera de relevos. Cuando se lleva a cabo una fase de entrevistas, activa un SMS, programa una tarea, agrega una invitación al calendario y un recordatorio 30 minutos antes de la próxima entrevista.
Además, los workflows ayudan a contrarrestar los errores humanos al limitarse al protocolo. Cuando comienzas a diseñar workflows, te haces una idea de quién es la persona adecuada para asignar cada tarea. Si bien los workflows específicos de la organización son desafiantes para el diseño, como reclutador tú sabes que son importantes para tu organización.
Seguro que ya has organizado algunas estrategias con workflows que han ido muy bien con tu equipo.
¡Sigue haciéndolo con Zoho Recruit!
Texto original: Kruthi Gonwar Traducción y adaptación: SagitaZ
