¿Te acuerdas de cuando la seguridad de archivos significaba bloquear el cajón de tu archivador para proteger tus documentos confidenciales? Con Zoho Docs eso ya es historia.
Hoy en día la mayoría de los documentos se crean y se guardan en línea. Pero ¿están más seguros ahora que en archivadores viejos? Con las precauciones adecuadas sin duda de que sí.
El almacenamiento en la nube, el intercambio de documentos en línea y la colaboración en tiempo real son sólo algunas de las nuevas tecnologías de gestión de documentos.
Una herramienta en la nube o aplicaciones en línea, quiere decir que ofrecen el acceso desde cualquier dispositivo con Internet y sin ningún proceso de instalación. Un sencillo ejemplo de esto es la conocida red social Facebook. Inicias sesión en Facebook, añades comentarios, subes fotos e interactuas con tus amigos y cierras tu sesión. Pero, los datos permanecen en Facebook mucho después de cerrar tu sesión, ya que la aplicación y los datos residen en los servidores de Facebook, «en la nube».
Y al igual que las ventajas y el aumento de productividad con las herramientas en la nube son evidentes, la seguridad también debería de serlo.
Aquí tienes algunas maneras de asegurarte de que tus documentos están seguros en la nube:
Permitir y Denegar
En cualquier negocio, hay cientos, si no miles, de los archivos confidenciales que se envían diariamente. Y el mantenimiento de estos archivos dentro de la organización es la mejor manera de tratarlos con confidencialidad. Aquí es donde almacenamiento en la nube puede ayudar.
Por ejemplo, con Zoho Docs puedes restringir los documentos para que no se compartan fuera de tu organización. Este control ofrece una seguridad adicional para tus archivos confidenciales. Además, el administrador puede deshabilitar la opción de que los usuarios publiquen archivos públicamente. Pueden optar por restringir a los usuarios publicar sus archivos por completo, o publicar dentro de la organización, o no permitir que publiquen ni dentro ni fuera de la organización.
Restricciones de acceso
Para compartir documentos sensibles del negocio como de tipo legal, RRHH o finanzas puedes especificar las direcciones IP de los equipos que están en su organización y de esta manera sólo estas direcciones verán la documentación. Y si un usuario intenta iniciar sesión en su cuenta desde un equipo que no está en la organización – o una dirección IP diferente – se le denegará el acceso.
Gestionar los privilegios de acceso
En Zoho Docs, como propietario de documento, puedes asignar los derechos que limitan a los colaboradores a leer, editar, o simplemente proporcionar comentarios sobre el documento. De esa manera te aseguras de que los datos originales se mantienen intactos.
Bloquee sus archivos con contraseñas seguras
La gestión de documentos sería más segura si no compartes documentos fuera de su organización. Pero, no es así como funciona en el mundo real . Obviamente, tienes que compartir información y colaborar con la gente fuera de tu empresa, como clientes y socios.
Afortunadamente, con el intercambio de nube, compartir documentos fuera de la organización puede ser transparente. Pero ya que estos archivos son compartidos fuera de la organización, es tu responsabilidad como propietario proteger el contenido del documento.
Por otra parte, también se puede establecer una fecha de caducidad para su contraseña, por lo que la contraseña no será válida después de un período determinado de tiempo.
Además de los archivos protegidos con contraseña compartidas, los administradores necesitan algunas sugerencias de políticas de contraseñas básicas:
- Las contraseñas deben tener al menos siete caracteres de longitud.
- Las contraseñas no deben contener el nombre de usuario, nombre real o nombre de la empresa.
- No deberían ser una palabra del diccionario completo.
- Las contraseñas cambiadas no deben ser similares a las contraseñas utilizadas anteriormente.
- Las contraseñas que se incrementan como Contraseña1, Contraseña2, Contraseña3 son contraseñas débiles.
- Las contraseñas seguras debería contener caracteres especiales, letras mayúsculas, letras minúsculas, números y signos de puntuación.
Así que, la próxima vez que compartas un archivo, o empieces a colaborar – no olvides estos consejos de seguridad. Prueba ya Zoho Docs para el almacenamiento seguro y compartido con protección!
Y no olvides contactar con nosotros si tienes alguna duda!
Texto original: Chinmayee Mishra | Traducción y adaptación: SagitaZ.com
