«El siguiente post se extrae de un documento de trabajo de SagitaZ. Forma parte de las comunicaciones internas y pretende ser una ayuda e inspiración para todas las empresas que como la nuestra luchan cada día por sus sueños. Puedes ver más mediante este LINK«
El viernes mientras preparaba un proyecto para ZOHO en India vi una situación repetida en nuestra empresa hasta tres veces y estoy seguro que todos lo reconoceremos éstas y otras como algo habitual:
- Una conversación de CM con PV sobre la importancia de priorizar el trabajo de soporte frente al de proyectos cuando la conversación debía versar sobre la falta de comunicación entre los equipos.
- El envío de newsletters por parte de RC sin tener en cuenta algo que ya habíamos acordado tiempo atrás.
- La repetición de una explicación a VR y otro a MC sobre un punto tratado con antelación donde diciendo “entendido” resultó que no había sido entendido.
Si tuviera que definir un solo atributo que buscar en un compañero de viaje, como lo es el puesto de trabajo, ¿Cuál sería? Lo que necesito de cada persona implicada directa o indirectamente en la empresa es que sea “predecible”.
Ser predecible quiere decir que otra persona puede saber de antemano qué puede esperar de ti, y que por tanto no precisa dedicar tiempo asegurarse en ver el resultado de tus actos. Los puede predecir con bastante exactitud dedicando su tiempo a otras tareas.
Cuando alguien entra en la empresa a trabajar, éste es un rasgo imprescindible, aunque no garantice la continuidad en la empresa ya que alguien pueda generar mucha confianza si bien sus habilidades o actitudes no se alineen con las de la empresa.
¿Cuáles son los resultados de la predictibilidad en tu propia vida?
Si pensamos en nuestra vida personal rodearnos de personas predecibles, genera un círculo de confianza a nuestro alrededor. Sabemos lo cómo reaccionarán nuestros padres, nuestros amigos, los cuerpos de seguridad, el personal sanitario, los funcionarios, etc., de modo que tenemos unas reglas de juego predefinidas que hacen que podamos tomar decisiones de modo sencillo y rápido.
Entiendo el momento realmente complejo que atravesamos con nuevos compañeros, nuevos métodos, tiempos de transición, recursos siempre escasos, etc., si bien ahora esforzarnos en tener un método aun cuando no sea perfecto, es nuestra única garantía para que el barco siga avanzando en línea recta. Nuestro ZOHO CRM finalmente estará unificado entre las empresas de México y España, y estos 4 meses que hemos necesitado para robar el tiempo a la semana y a las noches, ha supuesto una carga muy pesada que hemos llevado entre todos.
Debes saber que hemos puesto en marcha en estos meses muchos procesos que quizá no se aprecian desde fuera entre equipos de México y España, como son la gestión financiera unificada con ZOHO FINANCES, equipos de trabajo multi-país con ZOHO PROJECTS, reuniones departamentales semanales con ZOHO CONNECT, reparto de tareas comunes como es la gestión de teléfono con Voz IP y soporte con ZOHO SALESIQ, etc., y no ha sido fácil. Ninguna de las empresas tenía sus procedimientos preparados para la incorporación de un reto tan grande, y hemos tenido que aprender todos. Ahora estamos mucho mejor preparados para seguir incorporando nuevos socios a nuestra alianza SagitaZ.
Ahora toca el momento de pulir muy deprisa “el método” de trabajo conjunto volviéndonos más “predecibles”.
Necesito que entiendas que los que estamos ahora en la empresa, y cuando hablo de empresa, hablo de cualquiera de las empresas del grupo, son la base de lo que seremos mañana, y que no podemos crecer silvestres: cuando acordamos algo, espero que lo asumáis rápido, es decir que seáis “predecibles” a partir de ahora este tema en concreto.
No se trata de cómo trabajo yo mejor o cómo trabajas tú mejor. Mi salario debe estar garantizado por ti y el tuyo por mí. Tan importante es que yo sepa que tu registras tus llamadas con un cliente del modo que hemos acordado, como que tu sepas que yo ordeno el pago del salario un día en concreto. Ambos dos tenemos responsabilidades y debemos transmitir absoluta confianza al otro.
Sólo si aprendemos a trabajar de un modo global y metodizado, seremos el mejor ejemplo para los clientes que tenemos y no volveremos a temer por nuestro futuro profesional jamás. Debes conseguir que tu trabajo sea tan sencillo de hacer que cualquiera pueda hacerlo, y entonces comenzar a hacer algo en un siguiente nivel.
Debemos organizar el modo de trabajo para que éste sea escalable y no individual. El éxito o el fracaso es del colectivo y nunca del individuo.
Volviendo a revisar los ejemplos del principio desde la perspectiva de nuestra empresa quedarían de este modo:
- Una conversación de CM con PV sobre la importancia de priorizar el trabajo de soporte frente al de proyectos cuando la conversación debía versar sobre la falta de comunicación entre los equipos.
Método: PV se responsabiliza de la entrega del 100% del trabajo de producción y soporte. Él gestiona los medios y no se debe tomar una decisión unilateral sin que él lo sepa. Sólo así se le podrá responsabilizar en caso de existir alguna invidencia. Los clientes son de la empresa en su conjunto y no hay más o menos importantes: SagitaZ sólo hay uno.
- El envío de newsletter por parte de RC sin tener en cuenta algo que ya habíamos acordado.
Método: El hábito de anotar los pequeños acuerdos de mejora convierten al joven inexperto en alguien seguro de sí mismo. El veterano en un puesto de trabajo aporta experiencia, si bien cuando el joven tiene el hábito de crear un método anotando todo, aportara seguridad al equipo en todo lo que haga y crecerá rápido.
- La repetición de una explicación a VR y otro a MC sobre un punto tratado con antelación donde diciendo “entendido”, resultó que no había sido entendido.
Método: Si no entiendes algo, no digas que sí, me generarás desconfianza. Esfuérzate en dar las explicaciones tú mismo, ponte en la línea de fuego y repite aquello que crees que has entendido. Prueba, testea, revisa. Así si no estás en lo cierto lo sabrás pronto y el daño causado fácilmente reparado (trabajamos en una ingeniería).
Fíjate que en estos casos no estoy hablando si falló un formulario de ZOHO SURVEY u olvidamos cerrar una tarea en ZOHO Mail, si no que hablo de aspectos que son imposibles de automatizar por lo que ningún sistema puede controlarlos y por esto es tan importante el trabajo de la persona: si tu valor está en las cosas triviales antes o después una máquina las hará.
Sólo cuando una empresa tiene la actitud adecuada y el hábito de metodizar, la puesta en marcha de un ZOHO CRM será un éxito. Ahora es nuestro momento de hacer que la herramienta nos ayude más y mejor a priorizar trabajos, resaltar lo importante de entre lo trivial, eliminar tareas innecesarias. Ahora es el momento de aplicar sobre nosotros mismos todo aquello que predicamos y ser el mejor ejemplo.
