La guía de gestión de proyectos para el teletrabajo
Para muchas organizaciones que no han tenido otra opción que incorporar el teletrabajo, los equipos, los lugares de trabajo y las organizaciones se han visto obligados a adoptar esta modalidad de trabajo para afrontar y cumplir con el distanciamiento social.
Trabajar de forma remota es una cosa, pero otra totalmente diferente es gestionar y administrar a un equipo desde casa. Que todos tus colaboradores tengan los recursos necesarios para poder realizar el trabajo de forma óptima, estar informado en el caso de que haya un problema de ejecución de las tareas, etc.
Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a planificar, programar y ejecutar trabajos dentro de una fecha, permitiendo así cumplir sus objetivos y plazos.
Los administradores de un equipo “virtual” requieren que los gerentes establezcan objetivos claros, organicen reuniones productivas, se comuniquen claramente y aprovechen las fortalezas individuales y colectivas de los miembros del equipo de forma eficaz.
Aunque esto puede parecer un inconveniente para proyectos a gran escala, incluso cuando se gestiona a nivel local; los desafíos, son prácticamente los mismos para los equipos remotos que para los equipos en la oficina.
En este listado encontrarás algunos aspectos clave para que tu estrategia de gestión de proyectos se desarrolle con éxito:
- Establece horarios y plazos claros
- Mide el trabajo de los empleados en base a OKR e KPI
- Define roles y tareas
- Documenta y comparte elementos de trabajo
- Facilita una comunicación clara para reforzar las responsabilidades.
Esta lista es una herramienta de gestión que te puede ayudar como primeros pasos para empezar los proyectos con buen pie.
La plataforma de gestión de proyectos ubicada en la nube de Zoho Projects, ayuda a aumentar la productividad y la colaboración, especialmente al trabajar con equipos en remoto.
A continuación te presentamos una serie de aspectos clave que todo director de proyectos debe de tener en cuenta.
Punto 1: La planificación
Detrás de cada proyecto, hay un líder de proyecto experto en la materia, que es responsable de guiar al equipo hacia la finalización del proyecto con éxito, con la ventaja de estar conectado tanto con los gerentes como con el equipo subordinado, siendo capaz de tener una visión general de las tareas que consiguen los resultados esperados.
No hace falta decir que establecer un plan es la clave para que los colaboradores comprendan estas metas y objetivos, permitiendo comprometerse con los plazos para lograr el éxito del proyecto.
Diseñar un horario es el primer paso, los diagramas de Henry Gantt donde el eje horizontal representa el tiempo y el eje vertical son las diferentes actividades, son una excelente manera de crear estos cronogramas, para mapear las tareas, fases e interdependencias del proyecto en tu equipo.
Este concepto gráfico se ha incorporado en la herramienta de Zoho Projects ayudando a crear dependencias de tareas, identificar la ruta crítica y crear líneas de base que puedan ayudar a administrar a los equipos.
La planificación no solo se limita a elaborar un cronograma y establecer plazos. También requiere un Project Manager para asignar tareas adecuadas a cada equipo. La asignación y utilización de recursos son clave para evitar cuellos de botella y agotamientos por parte del equipo, incluso aunque estés trabajando desde casa.
Si puedes visualizar cómo se trazará todo el proyecto, puedes construir todo el flujo de trabajo del proyecto utilizando un plan para agilizar las revisiones y aprobaciones.
Punto 2: Haz un buen seguimiento
Después viene la ejecución, posiblemente la etapa más importante. En este punto, el seguimiento y la presentación de informes se convierten en las principales responsabilidades de un gerente de proyecto.
¿Por qué? Debido a que el seguimiento mantiene a los PM actualizados sobre el progreso del proyecto, ayudándoles a marcar desviaciones y corregir problemas rápidamente.
Los gerentes de proyectos deben de saber cómo de avanzado está el proyecto en un momento dado. Esta información permite establecer si están adelantados o por encima del presupuesto, y si es probable que cumplan con los próximos plazos.
Además, la función de horas de Zoho Projects permite a los gerentes de proyecto determinar las horas facturables y enviar facturas a los clientes, reunir una base de datos históricos de cuánto tiempo suele llevar una tarea en particular y usarla como referencia para futuros proyectos.
Los informes son una de las formas más efectivas de entender la situación de un proyecto. Puedes integrar Zoho Analytics para obtener una visión más completa de las métricas importantes del proyecto.
Punto 3: Colabora
El concepto «colaboración» ha evolucionado desde un punto en el que los procesos tradicionales de gestión de proyectos han sido reinventados y ahora adoptar el concepto de colaboración es un enfoque que impulsa la innovación, permite a los equipos formular nuevas ideas y lograr resultados superiores.
La colaboración exitosa se basa en tres aspectos: comunicación efectiva, procesos permanentes y las herramientas de colaboración de proyectos correctas.
A menudo, empleados que se encuentran teletrabajando, comienzan a depender de estas herramientas para poder ejecutar su trabajo con éxito.
Recuerda que Zoho Projects, tiene todas estas herramientas integradas, facilitando la gestión de proyectos entre equipos. Los equipos que estén teletrabajando pueden conectarse rápidamente con sus compañeros a través del chat o la llamada al integrarse con Zoho Cliq. Las reuniones entre equipos se realizan a través de Zoho Meeting, que permite a los equipos realizar videoconferencias, realizar presentaciones y grabar sesiones.
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