Informe de gastos en 2020 automatizados con ZOHO Expense
El informe de gastos de la organización es un aspecto dinámico de las finanzas que evoluciona constantemente para mejor. Se espera que alcance los 2.500 millones de dólares en 2020. Pero sigue siendo una de las actividades más aplazadas tanto por los empleados como por los directivos.
Especialmente en las organizaciones que todavía funcionan con sistemas heredados o con lápiz y papel. Con las innovadoras adiciones al panorama de los informes de gastos, ahora es más fácil que nunca mantenerse al día con los gastos sin tener que sudar.
Por lo tanto, echemos un vistazo a cómo se está configurando el informe de gastos en 2020.
Automatización absoluta.
Toma cualquier sector de negocios en estos días y verás que automatizan una u otra tarea. El informe de gastos no es diferente. Al entrar en la nueva década, automatizar sólo una parte del proceso de reporte de gastos no es suficiente. La automatización absoluta es el camino a seguir en 2020.
El auto-escaneo de recibos y la adición de gastos se considera ahora una función elemental para una solución de gastos. Automatizar todo el proceso de gestión de gastos de principio a fin es lo que los negocios buscarán, en el futuro.
Y con razón, la automatización absoluta trae consigo un montón de beneficios. Aparte del beneficio obvio de ahorrar un tiempo precioso, la automatización también asegura una mayor precisión al reducir la intervención humana. También ayuda a dar un sentido de orden al proceso de informe de gastos, que generalmente se considera caótico y frustrante.
La inteligencia artificial con ZOHO Expense
Incluso un sistema automatizado sigue necesitando de vez en cuando la intervención humana, y esto puede dar lugar a errores. Errar es sólo humano, después de todo. En 2019, la empresa promedio procesó un promedio de 8.876 informes de gastos por mes. Casi el 9% de estos gastos o bien violaron la política de la empresa o fueron marcados por posibles errores, mal uso o fraude.
Aquí es donde entra la inteligencia artificial. Cuando se usa en los lugares y formas correctas, la IA es una forma increíblemente poderosa de racionalizar las operaciones en cualquier negocio, y los informes de gastos no son una excepción. Esos errores manuales pueden identificarse en una etapa temprana y rectificarse en consecuencia. Por ejemplo: las violaciones de la política y los duplicados de gastos pueden ser eliminados instantáneamente.
Con la incorporación de asistentes personales artificiales, hacer el trabajo es más fácil que nunca. El 2020 podría ser el año en que los asistentes personales puedan integrarse en las aplicaciones de informes de gastos para hacer nuestro trabajo más fácil. Desde tareas simples como informar a los usuarios si tienen informes de gastos no presentados, hasta realizar acciones sofisticadas por orden de voz, las posibilidades son infinitas con los asistentes personales con IA.
Dinero digital
Cada vez más países están abandonando las transacciones en efectivo y adoptando la economía digital. Naturalmente, las empresas deben seguir la tendencia. Pero no se trata sólo de mantenerse al día. Adoptar un enfoque digital para el dinero involucrado en la declaración de gastos de la organización tiene otras ventajas.
Proporcionar pagos por adelantado en forma de tarjetas de caja chica o corporativas para viajes y gastos de las sucursales da a los equipos de finanzas más control sobre cómo se gasta el dinero. Les da una mayor visibilidad de cuánto gasta una sucursal y con qué fines. Incluso pueden ahorrar mucho tiempo recargando fácilmente el dinero o restringiendo las tarjetas, gracias a soluciones avanzadas como ZOHO Expense.
Lo más importante es que, una vez que los datos de estas tarjetas se introducen en una solución de informe de gastos, pueden ser reconciliados automáticamente con las entradas de gastos correspondientes, ahorrando así a los empleados de finanzas y a los auditores tiempo y esfuerzo. Esto también asegura menores posibilidades de duplicación de gastos.
Análisis avanzado de gastos
«El objetivo es convertir los datos en información, y la información en conocimiento», dijo la ex CEO de HP Carly Fiorina, y no puede ser más cierto en 2020. La información es clave en la gestión de los gastos, ya que te ayuda a concentrarte en las cosas que quieres permitir y en las que necesitas controlar.
Al entrar en el nuevo año, las organizaciones estarán tan hambrientas de datos como siempre. El análisis de los informes de gastos ayuda a las empresas a definir políticas más claras, reduciendo así los gastos no deseados. Los informes analíticos también ayudan a los equipos a identificar las violaciones de las políticas y a conciliar sus gastos.
Potentes integraciones
Cuando dos aplicaciones trabajan juntas sin problemas, 1+1=3. La suma siempre es mayor que las piezas individuales. Cuando se trata de software, una familia de aplicaciones muy unidas puede lograr mucho más que las fragmentadas.
Puede llevar mucho tiempo cambiar entre varias aplicaciones para crear tu solicitud de viaje, elegir las opciones de tu billete, solicitar un anticipo, añadir tus gastos, conciliarlos con los datos de tu tarjeta, añadirlos a un informe y enviarlo para su aprobación.
¿No sería más fácil si pudiera hacerlo desde una interfaz unificada y todos los datos se sincronizaran automáticamente entre los sistemas? Un sistema de reporte de gastos bien integrado que pueda hacer eso por ti es el camino a seguir en el 2020.
En resumen
El 2020 promete para ser un año de avance en la declaración de gastos. Llegar a la cima y montar estas nuevas y próximas tendencias con la ayuda de una solución de informes de gastos completamente automatizada, estrechamente integrada e inteligente que también es rica en datos.
Date de alta gratis en ZOHO Expense y Feliz informe de gastos en 2020!
Artículo original: ZOHO Expense y adaptación a SAGITAZ.
