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eDiscovery: el qué y el por qué de ZOHO Mail

El correo electrónico ha evolucionado a lo largo de los años y sigue siendo relevante. Tanto las comunicaciones comerciales como las personales dependen en gran medida de él. Las investigaciones muestran que el 75% de la propiedad intelectual de la mayoría de las empresas está contenida en sus sistemas de correo electrónico y mensajería.

Esto hace que el correo electrónico sea más que un simple medio de comunicación. Es también un depósito de datos críticos para tu empresa y tus empleados. Con una información tan importante residiendo en tus buzones, tiene sentido tener un cuidado extra para asegurar que estos datos no sean robados o perdidos antes de su eliminación.

Serie eDiscovery. ¿Qué es la retención de correo electrónico y el eDiscovery?

La retención de una copia de todos los correos electrónicos de una organización durante un período predefinido, independientemente de si se eliminan o no de los buzones individuales, se denomina comúnmente «retención de correo electrónico».

El administrador decide la política de retención de una organización y se asegura de que sus sistemas de correo electrónico cumplan. Los correos electrónicos retenidos son accesibles, con datos que pueden ser buscados y pueden servir como prueba legal o evidencia de investigación. Un administrador puede leer, acceder y buscar datos específicos dentro de los correos electrónicos retenidos.

Esto nos lleva al eDiscovery, un proceso mediante el cual se puede buscar y acceder a todos los correos electrónicos retenidos. Se utiliza una interfaz y filtros sencillos sin necesidad de tamizar los correos electrónicos manualmente o escribir complejos guiones de código.

¿Cuándo entran en juego las investigaciones legales y las retenciones?

Dirigir un negocio sin violaciones de datos o problemas legales es ideal, pero en realidad, no siempre es posible. Aunque no podemos evitar completamente las investigaciones legales, podemos sin embargo estar preparados para que no nos pillen desprevenidos.

La prevención y la preparación no sólo son mejores que la cura, sino también más baratas. Si sospechas que ha habido una transferencia ilegal de información, o si tu empresa se enfrenta a un litigio, es posible que tengas que retener los datos de correo electrónico durante más tiempo que los periodos de retención predefinidos habituales. Una vez aplicados, las retenciones legales anularán las reglas de retención hasta que se cierre la investigación.

¿Por qué la retención y el eDiscovery son importantes para ti?

Existen múltiples razones diferentes por las que cada vez es más necesario que las organizaciones y las empresas adopten políticas de retención de correo electrónico.

Digamos que una mañana se despierta con la noticia de que se ha filtrado parte de la tecnología patentada de tu empresa. O que alguien ajeno a la empresa ha estado recibiendo más información de la necesaria sobre un producto en desarrollo.

Aunque el pánico y el impulso de enviar un correo electrónico a toda la empresa reprendiendo a quien sea responsable podría ser tu reacción natural inmediata, una más sensata sería llegar a la raíz del problema y llevar a cabo una investigación buscando en los correos electrónicos retenidos palabras clave sensibles.

Tus correos electrónicos retenidos pueden además ayudarte a defenderte contra ataques o quejas legales, proporcionando todos los datos necesarios cuando se te cite.

Una política de retención de correo electrónico bien diseñada y un sistema de eDiscovery ayudarán a tu negocio:

  • Cumplir con los estándares de la industria.
  • Manténte preparado para posibles demandas.
  • Evitar la manipulación o eliminación de pruebas.
  • Manejar violaciones de seguridad o litigios.
  • Extraer fácilmente la información para las auditorías legales.
  • Investigar los robos de propiedad intelectual.
  • Resolver las controversias contractuales o el comercio interno.

Próximamente continuaremos dando información sobre eDiscovery para profundizar en el tema. Más adelante estaremos hablando de algunas de las mejores prácticas para diseñar o elegir el software de eDiscovery, así como de los escollos que hay que evitar.

¿Quieres más información sobre eDiscovery? Contacta con nosotros para que podamos asesorarte.

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Artículo original: ZOHO y adaptación a SAGITAZ.

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