Nos adentramos en el mes de mayo y en la cuenta atrás para la entrada en vigor de la nueva ley de protección de datos (GDPR), un tema que está despertando gran interés en las empresas, muchas desconocedoras de sus nuevas obligaciones y con bastantes dudas por resolver.
Por ello, en las últimas semanas te estamos poniendo las pilas en GDPR contándote los principales cambios de la nueva normativa, cómo afecta a tu empresa y a tus aplicaciones Zoho, como es el caso de Zoho Campaigns y Zoho CRM. Y es que el nuevo reglamento exige una mayor protección de los datos de los usuarios y las empresas están en el deber y la obligación de garantizar sus derechos en su tarea de recopilación y tratamiento de la información.
En el siguiente post te contamos cómo Zoho Recruit, tu herramienta para la selección de personal, se está adaptando al GDPR y asegurando que los datos de los usuarios están totalmente salvaguardados y sus derechos totalmente protegidos. Hagamos un repaso de estos derechos y cómo Zoho Recruit da respuesta.
Derecho a ser informado
Ahora puedes informar a tus candidatos (tanto si están almacenados en tu sistema como si no) de los datos que requieres de ellos, explicarles porqué los necesitas, por cuánto tiempo los vas a almacenar y qué vas a hacer con ellos. En el caso de nuevos candidatos que no están almacenados en tu base de datos, necesitarás previamente obtener su consentimiento. Para ello, deberás enviarles un formulario al que podrás acceder en la sección «obtener consentimiento de los candidatos» de tu Zoho Recruit. Los candidatos que no te proporcionen su consentimiento no podrán ser incorporados a tu base de datos.
Para los candidatos que ya se encuentran en tu sistema, puedes solicitarles el consentimiento via email. Para ello, tendrás que ir a la sección candidatos>seleccionar registro de candidatos> acciones>solicitar consentimiento GDPR. Al igual que el formulario, también puedes personalizar el email.
Derecho de acceso
Al habilitar el inicio de la sesión, el candidato podrá corregir sus datos personales, cumpliendo así con GDPR.
Derecho de cancelación
En caso de que lo soliciten, deberás permitir que los candidatos puedan borrar sus datos personales, por lo que no habrá razón para seguir almacenando sus datos. Para ello deberás ir a la sección Candidatos> seleccionar registro de candidatos> más acciones>borrar.
¡No olvides que deberás también borrar los datos de la papelera!
Derecho a restringir el procesamiento
Los candidatos cuyos datos han sido restringidos deberán ser trasladados a nueva vista personalizada con el nombre de «Procesamiento de candidatos restringidos». A estos candidatos deberás habilitarles el derecho de editar, borrar y eliminar restricción.
Derecho a la portabilidad
Con el nuevo GDPR, los candidatos tendrán el derecho a recibir sus datos personales. Deberás exportar sus datos en un formato legible (CSV) y enviárselos a los candidatos. Para exportar los datos en Zoho Recruit, debes ir a Configuración> Administración de datos>exportar. Selecciona el módulo y la vista personalizada para ser exportada y por último haz clic en «Exportar».
Como ves, tu Zoho Recruit está preparado para cumplir con la GDPR y proteger los derechos de los candidatos. Esperamos que estas indicaciones te hayan resultado de gran ayuda. ¿Eres usuario de Zoho Recuit? ¿Qué te parecen estos cambios? ¡Estaremos encantados de recibir tus comentarios!
Texto e imagen: Zoho
Traducción y adaptación: SagitaZ
