Muchas veces hay que trabajar con múltiples equipos o personas que están en otras ciudades y hasta en diferentes zonas horarias. Y hay que colaborar sin problemas a través de muchos proyectos. Esto con Zoho Projects es posible!
En esta situación es donde las aplicaciones de gestión de proyectos hacen su papel. Trabajan como un antídoto contra las prácticas improductivas que podrían resultar perjudiciales para una cultura de colaboración.
Si eres un emprendedor que está tratando de ser más colaborativo, éstas son las prácticas de trabajo que es posible que desees actualizar:
Correo electrónico de ping pong
Si estás utilizando el correo electrónico para tomar decisiones o para informarte sobre las tareas específicas en las que colaboran varias personas, evita perder el tiempo con largas discusiones por este medio.
El correo electrónico de ping pong es improductivo e insaludable. De hecho en una investigación reciente, se denominó a esta técnica como uno de «los siete pecados mortales de correo electrónico» que podrían tener repercusiones negativas para la salud de los empleados.
La forma más productiva y organizada de hacer esto es mediante la creación de portales de proyectos independientes o espacios de trabajo para los diferentes equipos.
Construye la colaboración en tu empresa con Zoho Projects y olvídate de las discusiones por correo electrónico!
Muerte por reuniones
Las reuniones suelen ser un «mal necesario». Pero ya no son tan necesarias. Puedes hacer una gestión mucho mejor del tiempo de trabajo.
Una reunión de 30 minutos a la que asisten 10 personas ocupa un total de 300 minutos. Eso son casi 5 horas de tiempo productivo de todo el equipo; tiempo que se podría utilizar la realización de tareas reales o resolución de problemas reales. Así que si estás a punto de realizar una reunión, asegúrate de que vale la pena.
Si la reunión es para decidir sobre algún aspecto de un proyecto en el que todo el equipo está colaborando, resuélvelo en Zoho Projects y ahorra tiempo.
Zoho Projects es el lugar ideal para la toma de decisiones, ya que permite a todos a contribuir a su ritmo.
Estas son algunos consejos para tomar decisiones en Zoho Projects:
- Cualquier persona puede iniciar un debate sobre cualquier aspecto específico del proyecto mediante la publicación de un mensaje o anuncio.
- Para discusiones que no son en tiempo real, que requieren más deliberación y pueden continuar durante períodos de tiempo relativamente largos, utiliza los foros incorporados en la herramienta.
- Para cualquier cosa que es relativamente urgente o requiere de una discusión en tiempo real, utiliza el chat.
Si sigues estos consejos en Zoho Projects, acelerarás la toma de decisiones y por tanto, optimizarás el tiempo de todo tu equipo. Además, despídete de las notas o actas de reunión!
Y la mejor parte de todo esto, es que la gente realmente puede centrarse en conseguir hacer su trabajo a tiempo, en lugar de asistir a reuniones durante todo el día.
Con todo esto, tratamos de explicarte cómo puedes ahorrarte el tiempo de las reuniones innecesarias y optimizarlo con Zoho Projects, resolviendo todas las decisiones de manera eficaz. Pero no tienes por qué eliminar todas las reuniones. Reserva tiempo de reuniones para las ocasiones especiales:
- Los miembros del equipo pueden pasar tiempo para ponerse al día y fortalecer los vínculos del equipo creando una fuerte cultura corporativa empresarial.
- Para hacer un brainstorming o lluvia de ideas: algunas de las mejores ideas creativas puede venir de pasar tiempo en persona garabateando ideas al azar en un bloc de notas o en la pizarra.
Sin embargo, los proyectos que requieren una discusión activa, distribución de tareas, seguimientos o asignación de tiempo, pueden ser gestionados mucho mejor y más rápido con Zoho Projects.
No lo pienses más y cámbiate ya a Zoho Projects! Date de alta en la versión gratuita para probarlo y cuando estés convencido y quieras aprovechar al máximo la aplicación, pásate a la versión de pago por muy poquito dinero más.
Escríbenos a nuestro canal de soporte Zoho en español y nos encargaremos de resolver tus dudas: soporte(arroba)sagitaz.com
Texto original: Meera Sapra | Traducción y adaptación: SagitaZ.com
