Las facturas, pequeños archivos que pueden complicarte la vida o mejorarla si eres el que las cobra. Si tienes una empresa, no es necesario nombrar lo importante que es tener un buen proceso de facturación para que tus clientes no tengan ningún obstáculo en pagar. Es como todo, no porque se lo pongamos más fácil pagarán más rápido, pero sí tendrán menos excusas. Esa es la gran novedad que aportó Zoho Invoice y Zoho Books hace varios días.
Ya os explicamos cómo activar el portal de clientes en Zoho Invoice en un post anterior, pero lo que detallamos a continuación son las razones para usarlo.
Debes tener en cuenta que el portal de clientes es un área de tu herramienta de facturación online, y que por tanto el cliente podrá acceder cuando y desde donde quiera, sin tener que recurrir a ti. Esto no significa que el cliente tendrá acceso a tu contabilidad… la seguridad ha sido un elemento muy importante en su desarrollo, por lo que se garantiza la privacidad de tus datos y la privacidad de los datos de tus clientes. Un cliente, un portal. Totalmente adaptado e integrado para la función que desempeña: Ofrecer información del estado de sus facturas.
Zoho Books también tiene esta posibilidad, pero ya os explicaremos más adelante cómo configurarlo. De momento, os presentamos 7 razones para empezar a usarlo. Y si prefieres hablar con un experto certificado en las aplicaciones Zoho, contacta con nosotros y concertaremos una cita.
1. Pago fácil
Además de ver el estado de sus facturas, cuales ya han sido pagadas, cuales están pendientes y cuánto dinero debe en total…desde Zoho Invoice se pueden configurar distintas formas de pago que aceptas para que el cliente no tenga problemas debido a la plataforma o el tipo de transacción. Y para todavía ponerselo más fácil, podemos añadir un enlace a la plataforma de pago para que abonen el importe online y sin esperas.
2. Llega a un acuerdo
El procedimiento habitual para discutir una oferta o un presupuesto implicaba una larga cadena de emails, varias llamadas de teléfono u horas de conversación. Pero nuestro tiempo es limitado, y no podemos perder una mañana para desplazarnos hasta la oficina del cliente y negociar el precio. Mejor si todo se hace online, no? Con el portal de cliente podemos intercambiar opiniones con el cliente ahorrando mucho tiempo y esfuerzo.
3. Genera facturas automáticamente
Una vez que el cliente ha aprobado un presupuesto o estimación, la herramienta generará automáticamente la factura y al cliente le aparecerá como no-pagada. Para ello deben estar configurados los ajustes de las estimaciones.
4. No te pierdas nada!
Si se acerca el día de vencimiento seguro que estás pendiente pero activando las notificaciones por correo electrónico te llegará un email cada vez que algún cliente haga algún cambio en su portal.
5. Sabrás cuándo han visto las facturas
«No he tenido tiempo de mirar el tu email», «Mañana compruebo la factura sin falta»… Tu cliente ya no podrá usar esas excusas. Sabrás el instante exacto en el que tu cliente ve la factura.
6. Tus clientes, sus portales
La forma más segura de cambiar la información de tus clientes es que lo hagan ellos mismos, no falla. El portal de clientes de Zoho Invoice también soluciona esto: Ellos mismos pueden editar su información. Te evitas cometer errores ¡y una preocupación menos!
Todo esto está genial para implantarlo en tu empresa, te da rapidez y control. Pero, ¿en qué beneficia esto a tus clientes?
Del mismo modo que tu te evitas esperar, ellos también.
Además, podrán compartir las facturas con otra persona de su empresa. No será necesario descargar la factura (que también se puede hacer) simplemente con invitar a otra persona, podrá visualizar la información de esa factura.
Ahora que ya sabes cómo puede ayudarte… ¿Porqué no lo pruebas? Date de alta ahora. Y si necesitas contactar con un técnico para la instalación, solicítalo en soporte@sagitaz.com
Escrito por Krupa Subramanian
Adaptado por SagitaZ
