ZOHOLICS 2019

El crecimiento es bueno para tu negocio, pero más manos también pueden significar más oportunidades para cometer errores.

Aaron es el propietario de un negocio que acaba de recibir una llamada de su cliente por un error en un pedido de venta. Al verificar la orden de venta, Aaron notó que el empleado que levantó la orden ingresó una cantidad incorrecta. Esto podría haberse evitado si hubiera un flujo de trabajo de aprobación para que Aaron revisara el pedido de ventas antes de enviarlo.

Fuente: www.zoho.com

Si has estado en la misma situación que Aaron antes y estás buscando una solución, tenemos buenas noticias. Las aplicaciones de Zoho Finance (Zoho Books, Zoho Invoice y Zoho Inventory) están lanzando una nueva característica llamada Aprobación de Transacciones. Ésta te permite verificar y aprobar transacciones creadas por ti y tus empleados.

¿Por qué debería habilitar la función de aprobación de Zoho Finance?

Supongamos que eres el propietario de un negocio con varios empleados que realizan transacciones. Si un empleado comete un error en una de ellas, es fácil para los demás pasarlo por alto porque están centrados en sus propias transacciones. Sin un paso de verificación, el error se reflejará en los saldos de tu cuenta y será difícil encontrar la discrepancia. Enviar datos incorrectos también te podría repercutir de forma negativa y afectar la relación con tus clientes.

Con la función de Aprobación habilitada, tus empleados crean transacciones y luego las envían para su aprobación. El usuario que tiene acceso de aprobación puede verificar las transacciones y editarlas, evitando cualquier error que pueda ocurrir.

¿Cuáles son los beneficios de Aprobación de Zoho Finance?

Mayor precisión

Conforme las transacciones de compra y venta se manden a aprobación, podrás evitar que sean enviadas a tus clientes si no son correctas. El usuario administrador (u otro usuario con acceso de aprobación) tiene que validar cada transacción de compra o venta. Ésta se reflejará en tus cuentas, ofreciéndote una mejor oportunidad para descartar cualquier práctica fraudulenta.

Mayor eficiencia

Cuando se envía una transacción para su aprobación, el usuario con acceso de aprobación recibe una notificación en la aplicación. No hay necesidad de llamadas telefónicas o correos electrónicos. Lo único que hay que hacer es iniciar sesión, verificar y aprobar.

Mayor productividad

Al no perder tiempo en aclaraciones, puedes realizar más transacciones. Crea una transacción, la envías para su aprobación y continúas.

¿Cómo empiezo?

Inicia sesión en tu aplicación preferida de Zoho Finance y ve a Configuración, y después a Preferencias. Habilita la opción de Aprobar Transacciones y ya puedes continuar. El administrador de tu organización tendrá acceso para aprobar transacciones. Siempre puedes agregar más usuarios con acceso de aprobación para facilitar las cosas.

 Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros.

Texto original: Poornima Jacob Traducción y adaptación: SagitaZ

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