Teniendo en cuenta la demanda popular, Zoho acaba de introducir una nueva función: el control de cambios para Zoho Writer, el editor de documentos en línea de Zoho Docs.
Una mañana llegas a tu oficina y te encuentras con múltiples usuarios, un documento enorme y un montón de comentarios pendientes de ser revisados. Suena como una pesadilla, no?
Esta situación puede llegar a ser un verdadero horror si no tienes la herramienta adecuada. La colaboración es muy fácil cuando se puede mantener un seguimiento de todos los cambios realizados en el documento por cada usuario. ¿Pero cuál es la mejor manera de hacerlo? Con el control de los cambios!
¿Qué es el Control de cambios?
Es una característica que te permite hacer un seguimiento de todos los cambios realizados en un documento específico. El control de cambios no sólo te permite ver qué cambios se han hecho, sino que también te permite aceptar o rechazar los cambios realizados en el documento.
Esta herramienta de gran alcance hace que el proceso de comentar, editar y reescribir, sea un proceso fácil.
¿Cómo funciona?
- Con el control de cambios activado, cada cambio que hagas en el documento aparece como una marca de color. En él se destacan cada inserción, supresión, cambio de formato, o comentarios de los colaboradores.
- Te proporciona un control total sobre el documento, porque puedes aceptar selectivamente las ediciones y descartar los que no parece apropiado.
- El documento se puede ver en varios modos:
- Todo marcado: muestra todas las modificaciones realizadas
- No marcado: con todos los cambios aceptados
- Original: el documento antes de que fuera editado
¿Cómo revisar los cambios?
Zoho Writer hace la tarea más fácil con el modo de revisión. Su función es bloquear el documento al resto de colaboradores mientras tú estás revisándolo. De esta manera es más cómodo aceptar o rechazar los cambios.
Por otra parte, el historial de la versión y el control de cambios pueden ir de la mano. El historial de versiones es el seguimiento de cada edición de un colaborador como una versión independiente. Mientras, el control de cambios muestra todas las ediciones juntas en la misma versión.
Esto quiere decir que con el control de cambios, puedes ver cómo se hacían los cambios o cómo todas las correcciones hechas permanecen hasta que son aceptadas o rechazadas. Mientras que en el historial, verás sólo la versión modificada y no cómo se hicieron los cambios. Usando el historial de versiones puedes volver a una versión anterior en cualquier momento.
¿Es Zoho compatible con Microsoft Word?
Anteriormente, si tenías que colaborar con tu cliente sin una cuenta de Zoho, había que exportar la copia como un documento de Microsoft Word y enviarlo con el modo de control de cambios activado. Pero ahora, Zoho te trae una solución muy fácil!
Los documentos creados en Zoho Docs, ya puedes compartirlos con tu cliente como enlaces protegidos por contraseña.Así, tus clientes pueden acceder al archivo con sólo proporcionar la contraseña correcta, el nombre y dirección de correo electrónico.
Así que, ¿qué estás esperando? Haz la prueba hoy mismo dándote de alta gratis y ponte en contacto con nosotros para contarnos todas tus dudas y progresos.
Texto original: Chinmayee Mishra | Traducción y adaptación: SagitaZ.com
