Zoho CRM se prepara para GDPR

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GDPR
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Ya falta menos para la fecha! El nuevo Reglamento de Protección de Datos (GDPR), que será efectivo el 25 de mayo comporta nuevas obligaciones a las empresas con motivo de garantizar mayor protección a los usuarios en el procesamiento de sus datos. En anteriores post te hemos enseñado cómo Zoho Campaigns se ha adaptado a estos cambios permitiendo a los email marketers crear campañas de email marketing más respetuosas con GDPR. 

En esta ocasión, nos gustaría hablarte de cómo tu Zoho CRM se está preparando para la nueva ley introduciendo nuevas mejoras que garanticen el cumplimiento de GDPR.

En el proceso de recolección de datos de tus clientes tienes que tener en cuenta una serie de obligaciones para almacenar la información en tu CRM. Recuerda que sólo debes solicitar la información que necesitas, sin excederte en demandar datos que no vas a utilizar. Y lo más importante de todo: debes contar con el consentimiento explícito de tus clientes para la cesión de dicha información. Para ello, deberán hacer click en la casilla de verificación. No son válidas las casillas en las que esta opción se muestra por defecto!.

En Zoho CRM tienes disponible un formulario de consentimiento para obtener el permiso explícito de:

  • El motivo de la obtención de los datos
  • Canal de comunicación requerido
  • Duración del consentimiento

El consentimiento de tus clientes/contactos se puede adjuntar al formulario en una declaración escrita o bien oral (email/teléfono) utilizando la opción «adjunto».

Doble opt-in

Esta es otra de las opciones que dispones para cumplir con GDPR. Esto es, cada vez que un cliente envía sus datos a través de un formulario, se le envía un doble correo electrónico de suscripción para confirmar su registro.

Seguimiento de los datos

La información de tus contactos se puede insertar en Zoho CRM desde múltiples fuentes como formularios web, importaciones, entradas manuales, API e integraciones de terceros.La fuente y los detalles adicionales, si los hay (como la dirección URL, la dirección IP y la ubicación geográfica) se documentarán en la página de detalles del registro.

La siguiente captura de pantalla muestra una nueva sección llamada Privacidad de datos, bajo la cual se completa la fuente de datos y los detalles de consentimiento respectivos.

Marcar campos personales

Al recopilar la información, tienes la opción de marcar los campos que contienen datos personales e identificarla como datos sensible de nivel alto o bajo. Según la preferencia de privacidad, tu empresa puede elegir restringir estos campos a determinadas actividades como exportación, APIs y servicios conectados. En relación a los servicios conectados de Zoho (ejemplo BooksDeskCampaigns, etc), el consentimiento proporcionado en un servicio será aplicado al resto de productos.

Control del consentimiento

Este sistema te permite monitorizar el estado de consentimiento de tus contactos, identificando aquellos que ya te han facilitado su permiso, y a los que has de enviar el email con el link al formulario. El consentimiento puede obtenerse a través de formularios web, portales y de manera offine (email o llamada).

Aqui tienes una vista de un panel de control de consentimiento en varios status. Los usuarios pueden ejercer sus derechos (acceso, rectificación, transferencia y cancelación) a través de estos canales.

 

El CRM te ayuda a solicitar estos datos a través de las siguientes opciones:

-Acceso: utilizando la opción de email de Zoho CRM, puedes crear una la plantilla que contenga todos los campos de la información del cliente y enviarla al cliente tras su solicitud.

-Rectificación: Cualquier información específica de tu cliente puede ser exportada y enviada para su rectificación, al igual que para su actualización.

-Portabilidad/transferencia: Asimismo, la información de tu cliente puede ser exportada, adjuntada y enviada a tu cliente en un formato legible y sin ser descargada en tu dispositivo.

-Cancelación: una vez el cliente ha ejercido este derecho, el registro correspondiente se bloqueará para evitar un procesamiento posterior.

-Derecho al «olvido»: una vez ejercitado el derecho, el registro se bloqueará durante el período de retención definido en los términos de servicio del controlador de datos, después del cual tu empresa tendrá la opción de eliminar la información del cliente.

Todas estas opciones estarán disponibles de forma gradual. Así que no se te olvides consultar este espacio para estar al día de las nuevas actualizaciones!

¿Quieres más información de GDPR? ¿Necesitas resolver tus dudas? Ven al Zoho Community meetup de Bilbao el próximo 9 de mayo. Te pondremos al día de todo lo que necesitas para cumplir con la ley y cómo tus aplicaciones Zoho se están preparando para la fecha. Inscríbete ya!

Texto original y fotos: Zoho        Traducción y adaptación: SagitaZ

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