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¿Sigues haciendo tus informes de gastos a mano y acumulando papeles? ¿Ya diste el salto a las hojas de cálculo pero están perdidas en carpetas de tu ordenador?

Hay un montón de motivos por los que debes considerar el cambio a un software de informes online como Zoho Books.

Si aún no lo has hecho, aquí tienes 4 razones para deshacerte de la pluma y el papel y saltar a Zoho Books.

1. Desaparición de recibos

Ahora los ves, ahora no. Cuando tienes un montón de pequeños trozos de papel, es realmente difícil almacenarlos de forma organizada en el escritorio, o incluso en una caja.

Pero este no es el único problema, porque los recibos de papel no son sólo fáciles de perder, sino que además el contenido escrito en ellos se desvanece con el tiempo.

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2. Perder dinero

Puede sonar poco probable, pero es lo que puede pasar al hacer una entrada de gastos manual. Cuando tienes tantos gastos atrasados guardar, es fácil reportar valores incorrectos o garabatear números que son ilegibles. Si no se tiene cuidado, estos errores pueden sumar, y con el tiempo perder dinero.

3. El tiempo no está de tu lado

Para la mayoría de la gente, el tiempo es más preciado que el oro.

Los equipos de ventas, por ejemplo, están siempre pensando en cómo encontrar nuevos clientes potenciales, así como la forma de convertir esos clientes potenciales en clientes, haciendo llamadas telefónicas, enviando propuestas y contestando emails…

Ahora, imagina que además de todo esto han de invertir parte del tiempo de su día a día, para anotar los gastos diarios en un papel e informar a sus superiores.

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Esto no es sólo una tarea que consume tiempo, sino que es tiempo perdido que podría haberse empleado en la captura o la conversión de clientes potenciales. Esta pérdida masiva de tiempo se aplica a todos los equipos de una empresa que no utiliza Zoho Books.

4. Los tiempos se alargan

Normalmente cada informe ha de pasar por varios niveles de aprobación antes de ser reembolsados. Esto puede tardar aún más tiempo cuando un administrador tiene que aprobar varios informes al mismo tiempo.

Por ejemplo, los equipos de finanzas a menudo han de  manejar diez veces el número de informes que cualquier otro empleado. Si este proceso se automatiza con Zoho Books, estaría hechos en dos días, pero cuando tienes montones de papeles sobre tu escritorio que se necesitan verificar, el proceso puede ser lento y engorroso.

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¡Sal de la edad de piedra y ahorra tiempo y dinero al cambiar a un software de informes de gastos online como Zoho Books!

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Texto original: Harish |  Traducción y adaptación: SagitaZ.com

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