¿Cómo gestionar el departamento de atención al cliente?
Las formas de gestionar un departamento de atención al cliente van a determinar el éxito de tu empresa. Cuando se establece una relación con el cliente se debería escuchar sus demandas y así operar para su satisfacción. Para poder rentabilizar la interacción con los clientes tenemos que acercarnos a sus necesidades. Tenemos que aprender a diferenciar al cliente de una manera personalizada.
- Identificar, personalizar e interactuar.
Si tienes una base de datos de clientes, en Zoho CRM, por ejemplo, tienes que realizar un seguimiento de cada una de las gestiones que se han llevado a cabo con todos ellos. Así podremos entender sus necesidades y su valor como nuestros clientes.
Lo que va a diferenciar una buena empresa de las mejores tiene que ver con la transparencia total que se tenga en la relación con los clientes. Éstos nunca han sido tan exigentes como ahora. Si les das un gran servicio, lo más seguro es que logres conseguir nuevos clientes recomendados por los actuales.
Crea una cultura de servicio al cliente excepcional
Brinda un buen servicio y un buen producto: la alta calidad de tus servicios y productos va a determinar las pocas quejas de tus clientes.
Debes centrarte en el cliente ya que es el centro de tu empresa. Más allá del departamento de atención al cliente, el servicio al cliente debería ser una actitud que se lleva en la genética de la empresa. Brinda visibilidad a los logros que se relacionen con este servicio y festéjalos. Practícalos todos los días.
Maneja el departamento de atención al cliente desde la cima de tu empresa. El líder de la organización debería ser el primero en estimular las buenas prácticas de este departamento. Es bueno dar el ejemplo hacia toda la organización por parte del CEO de la empresa. Mostrar a todos cómo tiene que ser la atención al cliente es muy importante.
Estimula a tu personal. Si tratas bien a tus empleados lograrás mejor trato a tus clientes. Esto se trasmite de esa manera. Crea una cultura de atención al cliente de excelencia. Puedes desarrollar una mirada de atención al cliente integral por medio de diversos procedimientos. Por ejemplo, compensaciones y recompensas al personal.
Conoce cómo Zoho utiliza el concepto de gamificación en sus herramientas.
Usa tecnología para atención al cliente moderna y de acuerdo a las necesidades de tu empresa.
Con el fin de desarrollar una estructura organizacional de atención al cliente es importante contar con un sistema tecnológico como Zoho Desk.
Recuerda que el cliente es el motor de tu empresa. Así que vamos a plantear algunas definiciones importantes en este aspecto.
Las funciones del departamento de atención al cliente se determinan por los representantes de la empresa que la llevan a cabo. Estos empleados se van a encargar de brindar a los usuarios el soporte y la información necesaria sobre los productos de tu empresa. Por este medio se van a canalizar todas las quejas, solicitudes, sugerencias y reclamos.
¿Cómo tendría que ser una atención al cliente de excelencia?
¿Como debe ser la atención al cliente?
La cordialidad, siempre: el trato no debe ser distante o indiferente; es importante que quien esté en contacto con el cliente sea cortés y agradable. La cordialidad debe mantenerse aún cuando el cliente esté enojado o el empleado haya tenido un mal día. A nadie le gusta esperar: La atención debe ser eficiente.
Tips para mejorar la atención al cliente
- Se debe trabajar siempre con los mejores.
- Es bueno tener mucho optimismo.
- Utilizar un lenguaje sencillo para el cliente.
- Ser amable es fundamental.
- Demuestra interés y eficacia en tu atención.
- Capacita a tu personal.
- Debes tener una escucha activa al cliente y aprender de los errores y problemas.
Crear una estrategia de atención al cliente
Para lograr diferenciarte de la competencia debes desarrollar una estrategia de servicio al cliente. Para ello podrías usar estos consejos:
- Por encima de todo está el cliente.
- Cuando se quiere no hay nada que no sea posible.
- Debes cumplir todas tus promesas.
- Para satisfacer al cliente éste debe recibir más de lo esperado.
- Desde el punto de vista del cliente tú eres el que puede marcar la diferencia.
- Si fallas en un punto quiere decir que fallas en todo.
- Los empleados no satisfechos producen clientes insatisfechos.
Si quieres empezar a gestionar de una forma productiva y eficiente tu departamento de atención al cliente, empieza a usar Zoho Desk y WhatsApp.
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