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Una buena gestión de proyectos puede marcar la diferencia en la rentabilidad de una empresa. Por ello es muy importante tener una buena herramienta como Zoho Projects.

Una vez se está trabajando con un gestor de proyectos, se deben definir diferentes tipos de usuarios en el equipo. Las empresas pueden gestionarse eficazmente invitando a los usuarios a realizar varias funciones y el administrador puede invitar o agregar usuarios a varias funciones en el proyecto.

Tipos de usuarios

Antes de entrar en los pasos para agregar usuarios al portal o proyecto, entendamos los diferentes tipos de usuarios:

Usuarios que trabajan para los proyectos de tu equipo
  • Usuarios a nivel de portal: trabajan en varios proyectos.
  • Usuarios a nivel de proyecto: trabajan para proyectos particulares.
Usuarios externos para los que trabaja su equipo

Los usuarios clientes no pueden añadir a otros usuarios..

  • Usuarios clientes de nivel de portal: están en el portal.
  • Usuarios clientes a nivel de proyecto: clientes asignados a proyectos.

Vamos a ver un ejemplo para que quede más claro:

John trabaja para una agencia de publicidad. Crea un portal ‘Picture Makers’, añade varios proyectos, e invita a los usuarios a su portal. El equipo produce películas publicitarias y promociones para una empresa de eventos Eventz Corner, propiedad de Angel. Ahora, John agrega a Angel como el usuario del Cliente y ‘Eventz Corner’ como la Compañía Cliente a su portal.

Personaliza pestañas

Personaliza las pestañas de los proyectos de tu portal tanto para los usuarios del proyecto como para los clientes. Puedes activar / desactivar las pestañas, habilitar o deshabilitar la visibilidad de las pestañas tanto para el proyecto como para los usuarios del cliente.

Fuente: www.zoho.com
  • Los usuarios clientes a nivel de portal pueden ver sólo los hitos, listas de tareas y errores que se marcan como externos en todos los proyectos.
  • Los usuarios clientes a nivel de proyecto pueden ver sólo el hito, las listas de tareas y los errores que se marcan como externos en ese proyecto en particular.

Si deshabilitas las pestañas jerarquía, tareas y errores para los usuarios de cliente, no serán visibles para ellos aunque estén marcadas como externas.

4 Roles de usuario predefinidas

Cuando añadas a un usuario, indica su rol. Los privilegios que tendrá se basan en su rol. En Zoho Projects, hay 4 roles de usuario diferentes:

Roles de usuario en Zoho Projects. Fuente: www.zoho.com

Propietario del portal / Administrador

El usuario que crea el portal se convierte en el propietario del portal o en el administrador. Puede acceder a todos los proyectos y gestionar todas las actividades de los mismos.

Gestor

Cada proyecto tiene un gestor que maneja ese proyecto en particular. Serán parte del portal pero sólo podrán acceder al proyecto para el que se agreguen como gestor. Pueden agregar usuarios al proyecto y asignarles roles.

Empleado

Usuarios que se agregan a proyectos concretos. El propietario / administrador del portal pueden agregar usuarios a determinados proyectos en el portal para que sólo puedan trabajar en sus propias tareas.

Contratista

Usuarios agregados por el propietario / administrador del portal para sus propios proyectos. Ellos serán parte de ese proyecto en particular y pueden trabajar sólo en sus propias tareas durante un período de tiempo determinado.

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Texto original: Monica R |  Traducción y adaptación: SagitaZ.com

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