Las Reglas de flujo de trabajo en Zoho CRM, son un conjunto de acciones (alertas, tareas y actualizaciones de campo) que se ejecutan cuando se cumplen ciertas condiciones especificadas.
Estas reglas sirven para automatizar procesos de venta. Mediante el uso de flujos de trabajo podemos automatizar acciones que hasta ahora se hacían de modo manual como el envío de comunicaciones con los clientes, asignación de tareas relacionadas con los registros (leads, contactos, oportunidades etc), actualizaciones de información o bien múltiples posibilidades que nos ofrecen los webhooks y las funciones personalizadas.
Una regla se compone de los siguientes elementos:
1. Detalles básicos
Especifica los detalles sobre el tipo de registro para el que se aplica la regla: nombre, descripción, y la opción para activar o no la regla.
2. Activación de la regla
Especifica en qué momento se debe activar la regla para un registro y en base a qué condiciones. Hay dos opciones:
- Ejecutar la regla según la acción de un registro: Las reglas pueden ser activadas cuando los registros se crean, editan, eliminan o unos campos específicos se actualizan.
- Ejecutar la regla basada en el valor de un campo de fecha: La regla se ejecutará basada en un campo de fecha del registro. Esta regla podrá ejecutarse una única vez, de modo mensual o bien de modo anual.
3. Criterios de reglas
Define que criterios deben cumplir los registros para que se activen las reglas. Si quieres puedes no especificar ninguno por lo que las reglas se activarán para todos los registros del módulo y únicamente se activarán en base al punto 2 (Activación de regla).
4. Acciones instantáneas y basadas en el tiempo
Hay dos tipos de acciones, las instantáneas y las basadas en el tiempo. Las primeras se ejecutan tras activarse la regla, respecto a las segundas se ejecutan basadas en días u horas tras la activación de la regla.
En cualquier caso mediante el uso de flujos de trabajo podemos automatizar el envío de emails, creación de tareas, actualizaciones de campos y realizar múltiples acciones que nos permiten los webhooks y las funciones personalizadas.
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