Ahorra tiempo y crea los horarios para los empleados de una forma fácil con Zoho People.
El tiempo es esencial cuando estás en el trabajo. Entonces, cuando no es solo tu tiempo, sino también el de las personas con las que estás trabajando, es importante que se planifique el trabajo de forma correcta. Con la eficiente programación de turnos, administrar el horario de los empleados es más fácil que nunca.
Antes de llegar al trabajo
Toma en cuenta las características de tu empresa y las personas que trabajan allí, te ayuda a crear horarios productivos en formato de turnos. Para sacar el máximo provecho de la programación de los horarios, es importante tener en cuenta algunos puntos:
1. Entiende tu empresa
Aunque parezca una obviedad a menudo se pasa por alto. Una visión de tus productos y servicios, junto con una comprensión de la visión y los valores de la organización, te dará una idea clara de los recursos que se necesitan para lograr tus objetivos. A partir de ahí, también puedes evaluar cómo las personas de tu organización puede utilizar estos recursos.
2. Entiende quienes son tus empleados
Conocer las habilidades y el carácter de tus empleados puede mejorar la dinámica en la oficina y vuestras relaciones. Si son padres, querrán tiempo con su familia. Si son personas nocturnas, querrán el turno de noche. Esto te ayudará a crear horarios que maximicen las habilidades y las destrezas de tus empleados, mientras minimiza sus debilidades.
Saca el máximo provecho de tu tiempo.
Una vez que conozcas los caminos de tu organización, es hora de establecer horarios de turnos que funcionen tanto para ti como para tus empleados. Aquí te dejamos unos consejos para que sepas cómo hacerlo:
1. Presta atención a la disponibilidad de tus empleados.
Cuando se trabaja en un entorno acelerado, nunca se quiere dejar el trabajo para después porque no se tiene al personal adecuado. Ten en cuenta los permiso, así como la posibilidad de que alguien llame a última hora. Esto te ayudará a planificar tus horarios en torno a estas circunstancias imprevistas.
2. El plan cambia
El tiempo de tus empleados es importante, así que asegúrate de mostrarles que lo valoras. Al elaborar y publicar los horarios con mucha antelación, ayudas a los empleados a planificar sus días de trabajo, lo que mejora el bienestar en el lugar de trabajo. Al mismo tiempo, te ayuda a tener en cuenta las ausencias o solicitudes de cambios de horario para que no haya sorpresas.
3. Distribuye los turnos de forma inteligente
Aquí es donde conocer a tu gente realmente ayuda. Los empleados con las habilidades y experiencias más apropiadas deben de tener un horario para trabajar cuando más los necesites. También es importante variar los tiempos de turno para que los mismos empleados no estén haciendo el mismo trabajo repetitivamente. Esto es clave para prevenir el agotamiento de los empleados.
4. Simplificar los cambios de horario.
A pesar de toda tu planificación, siempre existe la posibilidad de que tengas que adaptarte a cambios inesperados, ya sea que los empleados soliciten un cambio de horario debido a una emergencia, o que necesiten más ayuda para realizar una tarea importante. Una excelente manera de reducir la carga, es permitir a los empleados intercambiar horarios entre ellos.
La contratación de personal puede parecer atractiva, pero a menudo, conduce a una programación ineficiente y al exceso de personal.
5. Comunica el turno de trabajo para que sea fácilmente accesible.
Todo el trabajo realizado en la creación de los horarios de turnos se desvanecerá si los empleados no reciben las notificaciones. Tener los horarios de los empleados en la nube es una forma efectiva de garantizar que todos puedan acceder a ellos cuando lo necesiten. Envía alertas y recordatorios periódicos por correo electrónico y notifica a los empleados sobre los cambios en el horario.
6. Aprovecha las herramientas de programación de turnos.
Configurar, organizar y comunicar horarios de turnos requiere bastante trabajo. Una forma es seleccionar la herramienta adecuada para el trabajo.
El software de hojas de cálculo como Zoho Sheets puede funcionar como una traducción directa de los métodos de lápiz y papel a los que se está acostumbrado. Una plataforma basada en la nube, como lo que ofrece Zoho People, es una forma efectiva de implementar una programación transparente. Al hacer que los horarios de cada empleado sean visibles para ellos y al proporcionarles la autonomía y el espacio para aportar información, estas herramientas ayudan mucho a mejorar un entorno de trabajo agradable y aprovechar mejor el tiempo de los empleados.
Llegando al trabajo
Con una buena planificación y las herramientas adecuadas, la programación de turnos no tiene por qué ser compleja o estresante. Al final del día, la programación de turnos consiste en saber cómo maximizar tu tiempo, por lo que, una vez que se ha implementado un sistema, tanto tu, como tus empleados podrán concentrarse en aprovechar al máximo los días laborales.
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