Como anunciamos ayer en este blog, los próximos días 6 y 7 de este mes, Zoho organiza el Zoholics sobre Recursos Humanos y Contabilidad. Por eso, en el Zohobby de hoy te contamos cómo se organiza un Zoholics con las aplicaciones Zoho.
El objetivo de cada Zoholics es que sea perfecto para cada usuario. Es un evento al que asisten clientes de todas las partes del mundo para aprender y sacar el máximo provecho de las aplicaciones de Zoho para su negocio. ¡No se puede fallar!
Asegurarse de que todo es perfecto implica coordinar todos los aspectos principales y secundarios relacionados con cada evento. Lo que hace esto aún más difícil es el hecho de que la mayoría de los equipos de Zoho están distribuidos dispersados geográficamente y hay trabajar de forma colaborativa a través de varias franjas horarias.
Y la pregunta es, ¿cómo hace todo esto Zoho no sólo para un evento, sino para cuatro Zoholics anuales?
Así se trabaja para cada Zoholics:
Preparación del evento
- Planificación Pre-evento
Para empezar, se decide la agenda del evento. Esto se debate en Zoho Connect, la intranet donde todos los empleados van mirando los anuncios y discusiones importantes.
Cuando la programación está lista, se pasa a un portal dedicado a los proyectos del Zoholics para proseguir los debates de contenidos, promoción, logística y viajes.
En los meses previos al evento, el portal del proyecto del Zoholics se convierte en una sala de reunión virtual. Así no hay ningún fallo de comunicación!
Una de las primeras discusiones es organizar los viajes para el evento. Para ello se utiliza Zoho Sheet porque permite a los empleados de otras ciudades que van a viajar para el evento, marcar las fechas de su viaje, billetes de avión y habitaciones hotel.
- Promoción Evento
Aquí hay que dejar claros qué medios de comunicación social se van a utilizar, si se van a enviar invitaciones de correo electrónico, la necesidad de banners en los productos Zoho.
El correo electrónico es una forma directa de comunicación, y es fantástico poder enviar invitaciones a las personas que serían más propensas a asistir. Por ejemplo, a los asistentes de Zoholics pasados, a clientes y usuarios de productos en torno a los cuales se centra el evento.
Tras esto se genera una lista de invitados en Zoho CRM y se sincroniza con Zoho Campaigns, la aplicación de email marketing de Zoho. Una vez enviados los emails, mediante los informes de Zoho Campaings se sabe cuántas personas los han abierto.
- Presentación y contenido
Una de las cosas más importantes, es el contenido. Qué ponentes presentarán en el evento, qué formación se impartirá, historias sobre los productos Zoho, consejos y mejores prácticas.
Los portavoces comienzan a trabajar en sus presentaciones utilizando la plantilla del Zoholics ya compartida con ellos en Zoho Show.
Cuando terminan de crear su contenido, lo añaden a un espacio de trabajo compartido en Zoho Docs. Así los trabajadores del Zoholics pueden revisar y aportar ideas nuevas a las presentaciones.
- Encuesta Pre-evento
Para tener una idea de las expectativas de los asistentes del evento se utiliza Zoho Survey para crear un cuestionario con preguntas específicas acerca de lo que cabría esperar.
Y como Zoho Survey está integrada con Eventbrite se recogen las respuestas rápidamente que ayudan a ofrecer una experiencia que cumpla con las expectativas del público.
Luces, cámara, acción
- Red social para que los asistentes participen
Desde Zoho Connect se crea una red Zoholics Connect que permite a todos a «conectar». Los asistentes pueden interactuar entre sí y con el equipo de Zoho, compartir información en tiempo real y hacer preguntas durante el evento.
- Notificaciones y actualizaciones en directo
Para mantener a los asistentes informados acerca de los detalles más importantes de cada día se utiliza un programa que ofrece la información acerca del menú de la comida y también envía notificaciones sobre lo que está pasando en cada zona.
Cuando pasa el evento aún queda trabajo por hacer…
- Comentarios sobre el evento
Inmediatamente después del evento, se envía otro cuestionario con Zoho Survey al correo electrónico de todos los asistentes. Para obtener la información instantánea sobre su experiencia.
Esto servirá para saber lo que se ha hecho bien y las cosas que hay que mejorar en próximos Zoholics.
- Compartir las presentaciones con los asistentes
Por último, Zoho comparte las presentaciones del evento con todos los asistentes mediante un enlace dentro de la red Zoholics Connect que remite a una carpeta compartida en Zoho Docs.
También se utiliza Zoho Creator para enviar el enlace como una notificación a todos los que el usan las aplicaciones móviles del Zoholics.
Ahora ya sabes cómo se organiza un Zoholics! ¿Quieres organizar un evento en tu empresa? Contacta con el equipo de SagitaZ, Zoho Alliance Partner y juntos organizaremos un ZohoDay!
Y si aún no eres usuario de las aplicaciones Zoho, pruébalas gratis en este enlace y empieza a cambiar la forma de hacer las cosas!
Texto original: Meera Sapra | Traducción y adaptación: SagitaZ.com
