Cómo crear un espacio seguro para las colaboraciones externas en empresas con Zoho WorkDrive
Para la mayoría de las empresas de hoy en día, el intercambio de archivos y la colaboración no sólo se detiene dentro de su equipo u organización, sino que se extiende más allá. Las empresas están trabajando cada vez más con socios externos.
Incluso con clientes para crear nuevas capacidades de productos innovadores, ampliar el alcance del mercado y fortalecer el valor de su marca. Fomentar una colaboración externa sin fisuras se ha convertido en algo esencial para que una empresa destaque.
Sin embargo, muchos equipos se enfrentan a múltiples limitaciones al compartir archivos. A menudo se preocupan por la seguridad de sus datos compartidos. Esto hace que sea un reto para las empresas crear un canal de colaboración eficaz para los socios externos.
Zoho WorkDrive hace que este problema sea cosa del pasado.
Las capacidades de uso compartido externo de WorkDrive crean un eje central para que tu equipo colabore con personas ajenas a tu organización. Todo esto sin comprometer la comodidad ni la seguridad de los datos. Mira las formas en que WorkDrive puede agilizar el uso compartido externo:
- Crear múltiples enlaces para compartir.
Olvida la molestia de enviar archivos grandes de un lado a otro. O de crear varias copias del mismo documento cada vez que desees trabajar con un usuario externo. Con WorkDrive, puedes crear y gestionar un número ilimitado de enlaces externos para un archivo o una carpeta. Además podrás compartirlo de forma fácil con un colaborador o un grupo específico.
- Compartir información de forma segura.
Protege con contraseña tus enlaces externos y establece una fecha de caducidad de acceso (después de la cual el archivo y la carpeta compartidos serán inaccesibles). También puedes restringir a los colaboradores seleccionados para que no descarguen archivos o soliciten información de usuario como su nombre, correo electrónico o número de teléfono antes de acceder al enlace.
- Colaborar más eficazmente.
Personaliza si quieres que la gente sólo acceda a los archivos o que suba su trabajo también. Con las aplicaciones de oficina integradas de WorkDrive, puedes colaborar en tiempo real, discutir ideas y revisar los cambios en sus documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde WorkDrive.
Supervisar la actividad de los usuarios
Vigila quién ha accedido a los enlaces compartidos y a los archivos descargados con los informes de actividad de WorkDrive.
Una de las mejores partes de compartir externamente a través de WorkDrive es que los destinatarios no necesitan crear una cuenta de WorkDrive para acceder a los enlaces y archivos que comparte. Esto significa que puedes compartir fácilmente información con clientes, clientes potenciales, proveedores o cualquier miembro externo sin tener que añadirlos a tu equipo de WorkDrive.
¿Quieres saber más? Obtén más información sobre cómo WorkDrive puede agilizar los flujos de trabajo y la colaboración de tu organización. Para comentarios y preguntas, por favor escríbenos por medio de nuestra sección web de contacto.
Texto original e imágenes: Zoho Blog. Adaptación a SAGITAZ.
