Consejos para utilizar CC y BCC en ZOHO Mail

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CC Y BCC ZOHO MAIL
WOZTELL Golden Partner : WhatsApp + zOHO

Garantizar el cumplimiento de envío de emails en 2020 puede ser un proceso complicado, al igual que lograr la seguridad del correo electrónico durante el tránsito , a menos que uses un sistema como Zoho Mail. Hace diez años, cuando el correo electrónico era esencialmente la única forma de comunicación electrónica disponible, las herramientas como los campos CC y BCC tenían sentido para difundir información básica. Hoy, los mejores sistemas de correo electrónico, como Zoho Mail, te brindarán formas mucho más efectivas de mantener actualizado a su equipo.

En este artículo, te mostraremos las diferencias entre estos campos, junto con un conjunto de pautas sobre cómo usarlos de manera efectiva: cuándo, dónde y cómo usar los campos CC y BCC.

1. CC vs. BCC

Para utilizar los campos CC y BCC de manera efectiva, vale la pena recordar los conceptos básicos de cómo funcionan estos campos. Aunque la terminología utilizada por los sistemas de correo electrónico ahora está confusamente desactualizada (CC significa «Carbon Copy» y BCC para «Blind Carbon Copy»), ambos campos funcionan de una manera bastante sencilla.
Si ingresa una dirección de correo electrónico en el campo CC, esa cuenta recibirá una copia de su correo electrónico. También verán a todos los demás destinatarios tanto en el campo de dirección como en el campo CC y podrán ver que están en el campo CC. BCC funciona de manera ligeramente diferente. Los destinatarios en el campo BCC seguirán recibiendo una copia del correo electrónico, pero nadie más podrá verlos. Tampoco recibirán respuestas a ese hilo de correo electrónico a menos que su dirección se vuelva a ingresar en el campo BCC o se mueva al campo CC.

2. Mejores prácticas de CC y BCC

La forma en que funcionan los campos CC y BCC es simple, pero desafortunadamente, muchas personas han caído en malos hábitos a la hora de usarlos. Así que echemos un vistazo a las reglas básicas para usarlas de manera efectiva.

No uses CC para su información
Quizás uno de los errores que cometen las personas cuando usan el campo CC es usar esto para compartir información importante con otros compañeros. Hay algunas maneras de evitar esto. Por supuesto, siempre puedes comunicarte con compañeros directamente usando el campo TO e incluir una breve explicación de por qué les envías esta información. Alternativamente, coloca la información que te gustaría compartir en un mensaje diseñado para el consumo general, ya sea a través de una publicación de Streams o compartiendo la conversación por correo electrónico con tus compañeros, donde puedes brindar el contexto necesario para ayudar a las personas a entenderlo.

Expandiendo la conversación
La mejor manera de usar el campo CC es expandir una conversación por correo electrónico a compañeros que puedan hacer una contribución genuina. Sin embargo, si no eres el creador de un hilo de correo electrónico, debes pedir permiso antes de agregar nuevos destinatarios, porque la cantidad de personas en el intercambio de correo electrónico puede volverse rápidamente inmanejable si no lo haces. Agregar nuevos destinatarios sin preguntar primero también puede conducir a filtrar accidentalmente información privada.

Si bien puede parecer que un correo electrónico con todo el equipo en el campo CC sería la mejor manera de hacerlo, no lo es. Un mejor enfoque es designar a un miembro del equipo que pueda recopilar información importante en una única actualización por correo electrónico.

Cuidado con BCC
Cuando se trata de usar el campo BCC, hay una regla simple a seguir: úsalo con cuidado. Siempre debes asegurarte de utilizar tu sistema de correo electrónico de manera que proteja la privacidad de sus destinatarios, y BCC es una herramienta útil en ese sentido.
Otra cuestión a tener en cuenta al utilizar el campo BCC es romper accidentalmente las leyes de privacidad que se aplican en su región. La mayoría de las leyes de privacidad de datos vigentes, desde el GDPR de Europa hasta el CCPA en California o el PIPEDA en Canadá, contienen disposiciones explícitas sobre cómo puede almacenar y compartir información de contacto personal, como direcciones de correo electrónico. El uso del campo BCC puede interpretarse como compartir esta información sin el consentimiento del destinatario principal, y podría llevarlo a una multa en países con estrictas leyes de censura.

Usar el correo electrónico respetuosamente
Finalmente, una regla que se aplica al uso del correo electrónico de manera más general, y no solo a los campos CC y BCC: sé respetuoso. Principalmente, esto significa no enviar correos electrónicos a menos que sea necesario, y enviarlos en momentos que no causen estrés innecesario. Si puedes tener una conversación rápida con un compañero en lugar de escribir un correo electrónico, hazlo. Si tu idea puede esperar hasta la mañana, no la pongas en un correo electrónico «como recordatorio», simplemente programa el correo electrónico para que se envíe más tarde.

3. Escribe mejores correos electrónicos

En última instancia, todos los consejos anteriores se pueden reducir a un principio simple: dedicar el tiempo necesario a escribir correos electrónicos de calidad y se mejorará la comunicación de tu equipo.
Zoho Mail tiene muchas más funciones para ayudarte a obtener lo mejor de tu sistema de correo electrónico. Mantente atento a nuestros post para obtener las últimas actualizaciones de funciones, consejos, trucos y más.

 

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