El trabajo en equipo mediante el uso de plataformas de colaboración de contenido tradicionales implica compartir archivos con tus compañeros, administrar sus permisos de acceso y un intento inútil de realizar un seguimiento de todos los cambios que realizan. Además esto no termina ahí. Cada vez que necesitas acceder a un archivo creado por otra persona, tienes que solicitar acceso y esperar a que lo compartan contigo. Y lo que es más difícil aún es mantener estos archivos organizados para un fácil acceso.
Estos problemas de colaboración son ahora cosa del pasado. Zoho WorkDrive presenta una forma completamente nueva de crear, almacenar y compartir archivos para colaborar con los miembros de tu equipo: las Carpetas de equipo.
Hay dos tipos de Carpetas de equipo: Carpetas privadas de equipo y Carpetas públicas de equipo.
1. Carpeta privada del equipo
Puedes crear Carpetas de equipo privadas para almacenar y trabajar en archivos que son exclusivos de un departamento o relacionados con un proyecto específico. Solo los miembros del equipo que han sido invitados a una Carpeta de Equipo privada pueden unirse y acceder a sus archivos y carpetas.
2. Carpeta pública del equipo
Puedes crear Carpetas públicas de equipo para almacenar archivos comunes para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ellos. Cualquier persona del equipo puede unirse a una carpeta de equipo pública y acceder a sus archivos y carpetas.
¡Las carpetas de equipo pueden hacer que tu jornada laboral sea más fácil!
Fácil incorporación para nuevos miembros del equipo
Agregar miembros a tu Carpeta de equipo es simple y rápido. Todo lo que tienes que hacer es enviarles una invitación. Una vez acepten tu invitación, formarán parte de tu Carpeta de equipo y podrán acceder a tu contenido. También puedes invitar a personas a granel.
Roles y permisos detallados
Asigne a los miembros de tu carpeta de equipo los roles y responsabilidades de forma bien definida. De esta manera, tienes control completo sobre lo que sucede en tu Carpeta de equipo. Los miembros de una carpeta de equipo pueden tener 4 roles diferentes: administrador, organizador, editor y espectador.
A diferencia de la mayoría de las otras plataformas en el mercado, Zoho WorkDrive te permite asignar a un miembro de la Carpeta de Equipo permisos de acceso más altos a un archivo / carpeta determinado. Por lo tanto, a un miembro con rol de espectador en una carpeta de equipo se le puede dar acceso de edición a una subcarpeta.
Intercambio avanzado de archivos
El objetivo detrás de las Carpetas de equipo es reducir la cantidad de veces que tienes que compartir archivos individualmente con tus compañeros de equipo. Los archivos agregados a una carpeta de equipo ya están disponibles para todos sus miembros. También puedes compartir archivos individualmente con miembros de tu equipo con permisos de acceso específicos cuando sea necesario.
Nuestra función mejorada de intercambio externo te permite crear múltiples enlaces para compartir el mismo archivo con diferentes partes interesadas, como clientes y socios. Puedes establecer permisos de acceso, contraseñas y fechas de caducidad, y decidir quién puede descargar un archivo. También puedes solicitar datos de usuario como nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Búsqueda rápida de archivos
No vuelvas a preocuparte por perder un archivo. Encuentra cualquier cosa en poco tiempo con nuestra búsqueda avanzada de archivos con solo insertar el nombre del archivo, el autor o incluso una palabra clave. Limita aún más la búsqueda filtrando los resultados de búsqueda según la ubicación, el tipo o el rango de fechas del archivo.
Suite Zoho Office incorporada
Con WorkDrive, no tienes que gastar tiempo ni dinero en aplicaciones externas de Office para trabajar en tus ideas. Crea fácilmente documentos, hojas de cálculo y presentaciones con la ayuda de nuestro intuitivo Zoho Office Suite que consta de docs.
Archivos en modo borrador
¿Quieres trabajar libremente en tus archivos sin que otros miembros comenten o editen tu trabajo demasiado pronto?
Trabajar junto con tu equipo en una Carpeta de Equipo no significa que tus archivos estén disponibles para todo tu equipo antes de que esté listo para su contribución. Cuando creas archivos utilizando Zoho Office Suite en una carpeta de equipo, permanecerán como borradores y solo serán visibles para ti. Cuando marques esos archivos como completos, los miembros de la Carpeta del equipo podrán acceder a ellos.
Bloqueo de archivos
¿Alguna vez te ha pasado que has compartido una oferta personalizada con un cliente y luego uno de los miembros de tu equipo cambió los detalles de la oferta para compartirla con un cliente diferente? El primer cliente probablemente se molestara por el cambio. ¿Cómo evitas que esto suceda en el futuro?
Puedes usar la opción Check-Out para evitar que los miembros de tu equipo sobrescriban los cambios que realices en un archivo. Para permitir que otros editen el archivo, vuelve a revisarlo.
Recuperación fácil de archivos
A veces, los miembros del equipo pueden eliminar accidentalmente archivos importantes en una carpeta de equipo. Recuperar ese archivo en otra plataforma significaría tener que ponerse en contacto con el administrador de TI y esperar hasta que tengan la libertad de restaurarlo, o incluso comunicarse con el departamento de soporte de tu proveedor de servicios en la nube.
Relájate, ese no es el caso con Zoho WorkDrive. Los archivos eliminados de una carpeta de equipo se moverán primero a la Papelera dentro de la carpeta de equipo. Los administradores y organizadores en una carpeta de equipo pueden recuperar estos archivos de la Papelera en cualquier momento.
Cuando los archivos se eliminan de la Papelera de una Carpeta del Equipo, se moverán a la Papelera del Equipo, donde los administradores pueden verlos y recuperarlos de manera segura por hasta tres meses.
Notificaciones inteligentes
WorkDrive te proporciona un timeline completo de todo lo que sucede en tu Carpeta de equipo. Incluso puedes usar filtros para monitorear actividades específicas.
Texto original: Karthick Kaliyamoorthy Traducción y adaptación: SagitaZ
