Encuentra lo que buscas en Zoho Docs

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zoho docs captura de pantalla de la pestaña de busqueda ordenar por relevancia
ZOHOLICS 2019

Cuando investigamos y trabajamos en un proyecto, creamos varios documentos relacionados en nuestro Zoho Docs. Hasta aquí todo bien pero cuando la cantidad de documentos va creciendo y se van agrupando en varias carpetas, se vuelve cada vez más difícil encontrar un documento determinado.

Y si encima se para ese proyecto por un tiempo, y se retoma más adelante, hay que recordar lo que se hizo en su  momento y encontrar esos documentos, ya olvidados.

Aquí es donde la nueva y mejorada búsqueda de Zoho Docs viene a tu rescate.

Ahora cada vez que escribas una palabra en el cuadro de búsqueda y pulses Intro, verás una lista priorizada de archivos, con los archivos más relevantes para tu búsqueda, que aparecerá en la parte superior.

Para ello has de seleccionar en el botón “Ordenar” que aparece bajo el cuadro de búsqueda de Zoho Docs, la opción “Relevancia”, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Utiliza la opción relevancia para encontrar más rápido tus archivos en Zoho Docs.

Por ejemplo, en el caso mencionado anteriormente, todo lo que has de hacer es, recordar el nombre del proyecto y algunas palabras clave relacionadas que puedas haber utilizado en tus documentos.

Al buscar con estas palabras tendrás una lista de todos los archivos que contienen la palabra buscada: en el nombre del archivo, en el nombre del autor, en las etiquetas de archivos o en el contenido.

El orden en el que aparecen los archivos, depende de una puntuación específica relevancia, determinada en gran medida por la presencia de la palabra de búsqueda en el nombre del archivo, en el nombre del autor, en las etiquetas y en la frecuencia de la palabra en el contenido.

Por lo tanto, los archivos con las puntuaciones más altas tendrán preferencia sobre aquellos con puntuaciones menores.

Esto es muy útil cuando queremos buscar un archivo determinado y no nos acordamos del nombre en concreto pero sabemos un montón de palabras que están en el documento.

Buscar por relevancia maximiza la posibilidad de encontrar el archivo exacto que estás buscando de forma fácil y precisa.

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Texto original: Sera Mariyam |  Traducción y adaptación: SagitaZ.com

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