Aprende cómo ahorrar trabajo
(haciendo menos y por qué debes hacerlo)
El japonés Yukihiro Matsumoto, creador del lenguaje de programación Ruby, suele empezar sus presentaciones diciendo que por naturaleza los programadores son vagos. Siempre que lo dice despierta la risa del público asistente, compuesto a menudo por admiradores de él o de su lenguaje. Luego explica que por esa falta de indicaciones, sucede a menudo que o bien los programas o el significado de las líneas de código de los programas que realizan los programadores rara vez suelen estar bien documentados. Con lo que cuando otro programador diferente retoma ese código, no sabe en muchos casos que hacer por falta de indicaciones. Esta afirmación podemos extrapolarla a cualquier otro tipo de actividad y organización y aquí vas aprender como ahorrar haciéndolo.
Seamos realistas: documentar y registrar las actividades lleva tiempo, mucho tiempo. ¿A quién le gusta registrar a mano las conversaciones y actividades a realizar con nuestros clientes en sus respectivas fichas en Zoho CRM o Zoho Desk después de conversar con ellos? ¿A quién le gusta anotar las acciones a seguir con ese contacto, cliente o posible cliente? ¿Algún voluntario? ¿No? Ya nos imaginábamos.
Pocas empresas son conscientes del tiempo, el dinero y los problemas que causan las malas comunicaciones con clientes o, peor aún, las no documentadas. Sin contar con la imagen poco profesional de cara a los clientes cuando estos llaman y el agente les pregunta, una y otra vez, las mismas cosas que el cliente ha repetido ya a otro(s) agente(s) anteriormente y que estos a su vez tampoco han “documentado”.
En un mundo ideal, el equipo de ventas o de atención al cliente documenta cada llamada “perfectamente”. Pero esto rara vez sucede. Con lo que a lo largo del tiempo cientos o miles de acciones se quedan sin documentar y el caos no tarda en adueñarse en los departamentos encargados de las comunicaciones con los clientes.
Spotfone soluciona esta situación automatizando el 90% de las tareas de registro y anotaciones de actividades ahorrando inmensas cantidades de trabajo y aumentando enormemente la eficiencia en los procesos de ventas y servicio al cliente. ¿Quieres ver cómo?
Aprende cómo ahorrar tiempo. ¡Dale al play!
(Lo que verás no está a cámara rápida, sino en tiempo real)
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Impresionante, ¿cierto?
Y… ¿cómo sería eso sin Spotfone? Hagamos la prueba aplicando el método científico de comprobar las cosas en el mundo real y tomemos un cronómetro. Midamos el tiempo que tardamos en realizar el proceso total de realizar y documentar una comunicación:
Realización de una llamada:
1.- Busca la ficha del cliente en tu aplicación Zoho (porque usas Zoho para ello, ¿verdad?)
2.- Marca el número de tu cliente, a mano y asegurándote de marcarlo correctamente.
3.- Haz click en añadir anotación dentro de la ficha.
4.- Anota tu comunicación con ese cliente (porque seguro que usas algún sistema de manos libres y tienes las dos manos libres ¿verdad?)
5.- Registrar la hora de llamada.
6.- Registrar la duración de dicha llamada.
7.- Registrar la siguiente acción de seguimiento a realizar.
8.- Anotar la acción a realizar en el calendario.
Solo leer que tenemos que hacer esto con cada llamada agota, ¿verdad? Ahora imaginemos hacer todo esto unas 20 o 100 veces al día.
¿Eres capaz de realizar todo eso en menos de 15 segundos? Con Spotfone sí, y además en un par de clicks. Por cierto, ¿sabías que también puedes grabar esa llamada con un solo click?
Con Spotfone podemos llamar a nuestro contacto directamente desde su ficha de nuestra aplicación de Zoho (también desde nuestro móvil o tablet). Mientras mantenemos la comunicación podemos añadir anotaciones y Spotfone registrará automáticamente el tiempo exacto de nuestra llamada así como su duración. Con un solo click podemos anotar la siguiente tarea a realizar y si además de eso si deseamos grabar dicha llamada es, como ya os imagináis, otro clic.
Nosotros hemos hecho la prueba y hemos comprobado que la media de registro haciéndolo de modo manual son unos 4 minutos por llamada. Si multiplicamos 4 minutos por 20 llamadas diarias son unos 80 minutos al día de trabajo extra (que podemos dedicar a otra tarea o tener más tiempo libre). Todo ello por 240 días laborables son algo más de 300 horas. Si a eso le añadimos las horas de trabajo extra que causa el no registrar llamadas o hacerlo de modo ineficiente dentro de la propia organización, esa cifra se puede multiplicar fácilmente por 4, con lo que la cifra podría alcanzar en el peor de los casos más de 1.200 horas de trabajo perdidas en la propia empresa.
Esas son muchas horas, pues 300 horas es el equivalente a dos meses de trabajo y 1.200 horas al de todo un año.
Esta es solo una de muchas maneras en las que Spotfone puede ayudarnos, a nosotros y a nuestra organización, a ser mucho más productivos. Visita nuestra web de Spotfone y descubre las otras muchas maneras en las que Spotfone puede ayudarte a que tu negocio y tu vida sean mucho más sencillas.
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