6 Consejos sobre cómo mejorar y dinamizar las reuniones

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Hacer reuniones periódicas son buenas para las empresas y sus trabajadores pero la mayoría de veces suelen hacerse monótonas y no se obtiene de ellas el resultado que esperábamos.

Zoho, ante este problema, decidió preguntar a distintos usuarios por Facebook ¿son rentables y productivas las reuniones que se hacen? La verdad es que las respuestas fueron bastantes interesantes, es por ello, que se decidió dar 6 de los consejos en los que la mayoría de ellos coincidieron y que creemos que pueden ser de gran ayuda a los empresarios para que tengan un 100% de resultados en sus reuniones:

1.  Hay que saber escuchar. A nadie le gusta ir a una reunión donde tiene que estar totalmente callado. Igual ésa persona que está callada tiene ideas fantásticas que puede compartirlas con todos nosotros, pero para ello… debemos dejarlo hablar y aprender a escuchar.

2.  Definir los puntos a tratar. Muchas veces programamos reuniones donde hablamos de muchas cosas pero salimos sin tener nada claro… pero cómo puede pasar si llevamos 2 horas hablando de lo mismo? Porque antes de empezar y al finalizar, tenemos que dejar claro qué puntos son los que vamos a tratar, saber cual es el objetivo de la reunión y qué resultados queremos obtener haciéndola. Teniendo esto claro, debemos exponerlo al principio y final de la reunión para que nadie se quede con la sensación de que ha estado 2 horas escuchando y realmente no sabe cual era el mensaje.

3.  Centrarse y no despistarse. Antes de iniciar una reunión, debemos dejar a un lado todos los dispositivos móviles que llevemos y dedicarnos 5 minutos a nosotros mismos antes de entrar, para desconectar la mente. Si entras con la mente despejada tendrás las ideas claras, estarás centrado y esto lo transmitirás a los que participen.

4.  Sólo tienen que estar los asistentes necesarios. No intentes meter en una reunión a todo el equipo de la empresa si no es necesario. Esto nos va a ayudara que la gente que esté, sea la que realmente tiene que estar, bien porque de lo que vamos a hablar es interesante para ellos o bien porque tengan que tomar alguna decisión con nosotros.

5.  Utiliza herramientas que te ayuden. En una reunión, unas buenas herramientas pueden ayudarte y pueden hacer mucho más amena la reunión. Para ello, os aconsejamos herramientas Zoho como Zoho ShowZoho MeetingZoho Projects o incluso dependiendo de lo que hablemos en la reunión podremos utilizar otras herramientas que también nos puedan ayudar a comunicarnos mejor.

6.  Aprovecha cada minuto de tu día. No por hacer muchas reuniones vas a conseguir que te hagan más caso o que entiendan lo que dices. Tienes que tener claro que “más vale una bien hecha que diez a medias”. Con esto queremos decir que cuando hacemos una reunión, debemos definir bien cual es el objetivo de la misma y el resultado que queremos obtener haciéndola. Hay que aprender a aprovechar cada minuto de nuestro día y utilizarlo en lo que realmente necesitamos: “hacer crecer nuestro negocio”

Con éstos 6 consejos, esperamos haber puesto nuestro granito de arena ayudándoos con la programación y contenidos y  dinamizando vuestras próximas reuniones.

Si necesitas algún otro consejo, SagitaZ tiene disponible un chat en vivo en la página web, sin coste y abierto a todo el mundo para que nos plantees lo que necesites. También recordaros, que teneis la posibilidad de grabarnos y enviarnos un video con vuestra duda y os devolveremos otro con la respuesta. Posteriormente, éstos dos serán publicados en nuestro canal de YouTube “AprendeConSagitaz” para que también pueda ayudar a otros usuarios que tengan la misma duda que teníais vosotros.

Redactado por Darice

Adaptado por SagitaZ

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