¿Te cuesta encontrar el documento que buscas en el momento preciso? No te preocupes porque con Zoho Docs y estos 5 consejos, tendrás mejor organizados tus archivos y lo encontrarás todo a la primera!
1. Nombra las carpetas
Aunque nada puede vencer a la nomenclatura clara y concisa de los archivos, la creación de carpetas te proporciona un mayor nivel de organización mediante la agrupación de los archivos en categorías.
Asigna un un nombre claro y conciso a cada carpeta, pensando en cómo vas a buscar tus archivos.
Una vez hecho esto, crea una lista de con todas las categorías de tus carpetas de archivos. Así será mucho más fácil encontrar lo que buscas!
2. Mueve tus archivos a su sitio
Después de haber creado las categorías, la siguiente tarea es organizar los archivos en sus respectivas carpetas.
Si tienes todos tus archivos en un solo lugar, te será más fácil moverlos a las carpetas.
Pero si tienes los archivos distribuidos por todo el sistema, tanto en la nube como en tu propia computadora, tendrás que hacer este proceso con más cuidado.
3. Asigna etiquetas para buscar más rápido
Cada archivo tiene asignadas propiedades como pueden ser: autor, fecha de modificación, tamaño y otros, que se puede ver en la opción Propiedades del archivo.
Pero también puedes añadir un valor extra a las propiedades del archivo mediante la asignación de etiquetas.
Agrega etiquetas que contengan palabras o frases que pueden hacer más fácil la búsqueda de archivos. También puedes nombrar varios archivos bajo la misma etiqueta, y encontrarlos fácilmente.
4. Organiza tus carpetas
Para clasificar aún más tus archivos, crea carpetas con varios niveles y almacena en ellas todos tus documentos.
Tener múltiples niveles ayuda a localizar el archivo exacto que estás buscando, y evita la molestia de ir mirando en múltiples archivos.
Mantén tus carpetas con máximo de dos o tres niveles para visualizar todos tus archivos de forma más clara.
5. Marca como Favorito
Siempre hay algunos archivos a los que se accede con más frecuencia que a otros. Tu informe de ventas, hojas de asistencia o archivos diarios de marketing.
La forma más conveniente de encontrarlos es a marcarlos como tus favoritos en Zoho Docs. Una vez que el archivo está marcado como favorito, puede acceder directamente al archivo en tu ficha Favoritos, sin necesidad de realizar ninguna búsqueda.
No sólo los archivos, también puedes marcar sus carpetas de acceso frecuente como favorita también, y ver todos los archivos en ella bajo una sola ficha.
Estos sencillos pasos pueden ayudar a mantenerte organizado y administrar mejor tus archivos. ¡Con Zoho Docs, la carga y el almacenamiento de archivos es ahora más fácil que nunca!
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Texto original: Chinmayee Mishra | Traducción y adaptación: SagitaZ.com
